Sicherheit beginnt mit Wissen: So stärkt Wissensmanagement die IT-Sicherheit in Unternehmen

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Wien (pts002/30.11.2024/12:40) - Der erstmals 1988 in den USA begangene Computer Security dient alljährlich als Anstoß für Unternehmen, ihre IT-Infrastruktur auf den Prüfstand zu stellen. Neben klassischen Sicherheitslösungen wie Firewalls und Antivirenprogrammen gewinnen moderne Technologien an Bedeutung für die IT-Sicherheit. So bündelt die KI-basierte Enterprise Search Lösung searchit das Wissensmanagement in Unternehmen: Der zentrale Zugriff auf alle Datenquellen entlastet die IT-Verantwortlichen und erlaubt ihnen, im Ernstfall schnell Maßnahmen zur Schadensbegrenzung zu ergreifen. Aufgrund der fairen Preisgestaltung eignet sich die Software Lösung auch für Klein- und Mittelbetriebe, die der IT-Sicherheit meist nur knappe Ressourcen widmen können.

Vorsorge leisten: Sicherheitsrichtlinien erstellen & Security-Awareness trainieren

"Unternehmen jeder Größe sollten klare Sicherheitsrichtlinien entwickeln, die spezifische Vorgaben für den Umgang mit sensiblen Daten, die Passwortverwaltung, den Zugriff auf Systeme und die Nutzung externer Geräte enthalten", empfiehlt Christoph Wendl, CEO der Wiener Iphos IT Solutions GmbH. Mit einem zeitgemäßen Wissensmanagement-Tool wie search it können Unternehmen sicherstellen, dass alle Mitarbeiter schnell und einfach auf die aktuellen Sicherheitslinien zugreifen können. Er rät auch dazu, in sogenannten "Security-Awareness" Schulungen das Bewusstsein der Mitarbeiter für Sicherheitsrisiken und vorbeugende Maßnahmen zu stärken.

Gerade im Onboarding-Prozess spielt das Thema Sicherheit eine große Rolle: Bei der Einschulung neuer Mitarbeiter sollten die geltenden Sicherheitsstandards rechtzeitig vermittelt werden, um Sicherheitslücken von vornherein zu vermeiden. Mit search it haben neue Mitarbeiter alle relevanten Informationen im Onboarding mit wenigen Klicks parat. Die intuitive Benutzeroberfläche und grafischen Filtermöglichkeiten unterstützen Teammitglieder dabei die komplexen und unbekannten Ordnerstrukturen einfach zu überblicken.

Security Trimming: Zugriffsrechte regelmäßig überprüfen

"Falsch oder gar nicht konfigurierte Zugriffsrechte gehören zu den häufigsten Ursachen für Datenmissbrauch", erklärt IT-Experte Wendl und empfiehlt in diesem Zusammenhang ein regelmäßiges "Security Trimming". Dieser englische Begriff steht für eine strikte Kontrolle der Zugriffsrechte. Nur berechtigte Personen sollten auf sensible Unternehmensdaten zugreifen dürfen.

Die einmal festgelegten Zugriffsberechtigungen sollten regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, etwa wenn Mitarbeiter die Abteilung wechseln, eine Position mit erweiterten Zugriffsrechten übernehmen oder das Unternehmen verlassen. Sind alle Benutzerkonten und Zugriffsrechte korrekt konfiguriert, übernimmt search it diese bestehenden Berechtigungssysteme und etwaige Änderungen auf Knopfdruck. "So haben alle Mitarbeiter eine zentrale Suchfunktion zur Hand – und die Sicherheitsabteilung behält die Kontrolle – damit alle nur die Inhalte finden, die sie auch finden dürfen", erklärt Wendl weiter.

Knowledge Management: IT-Support mit schneller Informationsbeschaffung entlasten

"Ein kompetentes IT-Support Team ist eine wichtige Säule im Betrieb. Doch in vielen Unternehmen sind die Ressourcen der IT-Verantwortlichen knapp, die Aufgaben hingegen sehr vielfältig", berichtet Wendl aus der Praxis: "Die Investition in unser innovatives Knowledge Management Tool entlastet IT-Beauftragte massiv und zahlt sich mehrfach aus: Der zentrale Zugriff auf relevante Dokumente und Berichte ermöglicht dem IT-Support eine effiziente Suche. Somit spart die IT-Abteilung mit search it nicht nur Zeit und Nerven, sondern senkt neben dem Suchaufwand auch die damit verbundenen Arbeitskosten massiv", argumentiert der Experte für Suchmaschinen-Technologien.

Können die IT-Verantwortlichen benötigte Informationen aus Handbüchern, Protokollen oder Wissensdatenbanken schnell zusammentragen, reduziert das die Reaktionszeit und sorgt dafür, dass Probleme entweder gänzlich vermieden oder in kürzester Zeit gelöst werden können. Zudem hilft die zentrale Suche, relevante Daten und Dokumente effizient aufzubereiten, um Audits zu beschleunigen und evidenzbasiert notwendige Sicherheitsmaßnahmen abzuleiten.

Ressourcensparende Suche: Compliance-Anforderungen effizient erfüllen

Datenschutz- und IT-Sicherheitsstandards wie die DSGVO verlangen von Unternehmen umfangreiche Dokumentationen und Nachweise. Eine quellenübergreifende, automatisierte Suchfunktion unterstützt bei der schnellen Lokalisierung relevanter Informationen und hilft, Audits oder Prüfungen effizient vorzubereiten – ein großer Vorteil für Betriebe, die ihre Compliance mit begrenzten Ressourcen sicherstellen müssen.

Zudem bietet search it die Möglichkeit, die Versionshistorie von Dokumenten nachzuvollziehen: So wird sichergestellt, dass immer die aktuellste Version einer Richtlinie oder eines Berichts verwendet wird. Veraltete oder doppelte Dateien können vermieden werden, was die Konsistenz und Genauigkeit der Dokumentation erhöht.

Topic Tracking: Sicherheitsrelevante Themen online im Blick behalten

Sicherheitsrelevante Themen im Blick zu behalten, ist für IT-Verantwortliche unverzichtbar, aber oft äußerst zeitintensiv. Um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben, müssen sie diversen Plattformen wie Sicherheitsblogs, Herstellerseiten oder News-Portalen manuell folgen. Mit einem innovativen Tool wie search it wird dieser Prozess automatisiert: Die Topic-Tracking-Funktion überwacht relevante Quellen kontinuierlich und bündelt alle wichtigen Updates an einem Ort. So behält die IT-Abteilung möglichen Risiko-Themen immer im Blick und kann bei Bedarf vorausschauend handeln.

Incident Management & erste Hilfe im Ernstfall: schnell reagieren bei Sicherheitsvorfällen

Doch was tun, wenn es ernst wird? Wenn jede Sekunde zählt, um die Folgeschäden eines Sicherheitsvorfalls möglichst gering zu halten, ist schnelles Handeln gefragt. Dank der zentralen Suchfunktion von search it haben IT-Verantwortliche mit wenigen Klicks alle betroffenen Dateien, Protokolle und Kontakte zur Hand, um sofort die richtigen Maßnahmen einzuleiten.

"In sicherheitskritischen Situationen ist es entscheidend, dass IT-Teams die richtigen Informationen innerhalb von Sekunden zur Verfügung haben. search it liefert diese Transparenz und macht den entscheidenden Unterschied zwischen einem schnell beherrschten Vorfall und einem potenziell schwerwiegenden Schaden", fasst Wendl den Nutzen seiner Enterprise Search Software für den IT-Support zusammen.

Höchste Sicherheit und faire Preisgestaltung

Jede externe Zusatzlösung, die auf die Unternehmensdaten zugreift, kann potenziell auch neue Angriffspunkte eröffnen, wenn sie nicht sorgfältig in die bestehende Sicherheitsarchitektur integriert wird", warnt Wendl und fügt hinzu: "Genau aus diesem Grund wurde search it von Anfang an mit dem Fokus auf höchste Sicherheitsstandards entwickelt." Neben der Sicherheit war für die Wiener IT-Firma eine faire und transparente Preisgestaltung zentral: Ihre Suchlösung sollte von Beginn an leistungsstark und gleichzeitig leistbar sein.

search it bietet ein herausragendes Preis-Leistungs-Verhältnis, das auch auf die Bedürfnisse und Budgets von KMU zugeschnitten ist. Dank flexibler Lizenzmodelle zahlen Unternehmen nur für die Funktionen, die sie wirklich brauchen – und bleiben durch die monatlich kündbare Option jederzeit unabhängig. "Für unsere Kunden ist search it nicht nur eine nachhaltige Investition in Effizienz und Sicherheit, sondern auch eine Entscheidung, die sich vom ersten Klick an auszahlt", erklärt Wendl abschließend.

Mehr Infos zu Enterprise Search mit searchit: https://www.searchit-enterprise-search.com

Über searchit
Das internationale Unternehmen Iphos IT Solutions definiert das Thema "Enterprise Search" für Unternehmen neu. Seit dem Launch von search it hat sich das Wiener Unternehmen als nachhaltiger Innovator in der Branche etabliert. Mit zahlreichen KI-Funktionen wie etwa einer KI-gestützten Bildersuche setzt search it neue Standards in der Branche. Das hauseigene AI-Lab befasst sich mit hochinnovativen KI-Anwendungen in der Suche mittels Verarbeitung und Generierung von Bildern und Texten. Ing. Christoph Wendl leitet gemeinsam mit Lyubomir Ivanov als Chief Executive Officers (CEO) das 1998 gegründete Unternehmen, das sich mit innovativen Lösungen den aktuellen Herausforderungen der IT stellt.

Rückfragehinweis für Medien:
Ing. Christoph Wendl
Geschäftsführer, Iphos IT Solutions GmbH
Khekgasse 35
1230 Wien
Tel.: +43 1 869 84 00
E-Mail: info@searchit.cc

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