Klar strukturiert & KI-basiert: So gelingt die Verwaltung von AutoCAD- und DWG-Dateien

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Wien (pts002/25.05.2024/10:00) - In vielen technischen Berufen, insbesondere in Architektur und Engineering, ist die Verwaltung von AutoCAD-, DWG-, CAD- und DXF-Dateien eine erhebliche Herausforderung: Große Datenmengen, komplexe Versionskontrolle und der Schutz sensibler Daten sind nur einige der Faktoren, die im Arbeitsalltag zu Zeitverlust, Sicherheitsrisiken und reduzierter Produktivität führen können. Durch eine klare Strukturierung der Daten und den Einsatz moderner Technologien können Work Flows erheblich optimiert und die Effizienz im Engineering gesteigert werden. Der folgende Artikel zeigt auf, wie sich Projekte durch ein strukturiertes File Management und innovative Tools reibungsloser realisieren lassen.

Die interne Dateiverwaltung optimieren

Eine klare Struktur für die Speicherung von AutoCAD- und DWG-Dateien ist der erste Schritt zur Optimierung der internen Dateiverwaltung. Ein konsistentes Namensschema und sinnvolle Ordnerhierarchien erleichtern die Auffindbarkeit der Dateien, was zur allgemeinen Ordnung und Effizienz beiträgt und die Teamarbeit fördert: Je einfacher es gelingt, relevante Inhalte schnell zu finden und effektiv zu nutzen, desto zielgerichteter verlaufen die Kommunikation und das Projektmanagement. Gerade diese klare Struktur fehlt in vielen Unternehmen. Hier wird Enterprise Search relevant.

Relevante Informationen durch Metadaten sichern

Metadaten werden in der alltäglichen Arbeit mit CAD- oder DWG-Files häufig als nebensächlich betrachtet oder sind gänzlich unbekannt, was zu ineffizienter Dateiorganisation, erschwerter Auffindbarkeit und mangelnder Nachverfolgbarkeit von Änderungen führt. Dabei bringt die sorgfältige Pflege solcher übergeordneten Daten entscheidende Vorteile mit sich: Metadaten dienen dazu, Dateien systematisch zu kategorisieren und zu klassifizieren.

Anhand von Attributen wie Projektname, Erstellungsdatum, Autor, Versionsnummer sowie bestimmten Tags und Stichwörtern verschaffen Metadaten bei der Suche einen schnellen Überblick, ohne dass die Datei selbst geöffnet werden muss. Die Pflege der Metadaten kann in AutoCAD selbst oder in einer spezialisierten Dateiverwaltungssoftware erfolgen.

Intelligente Tools & KI-Technologien nutzen

Am Beispiel der Metadaten-Pflege wird der Nutzen einer KI-basierten Enterprise Search Lösung deutlich: KI kann automatisch relevante Metadaten aus einer CAD-/DWG-Datei extrahieren und durch Mustererkennung und maschinelles Lernen automatisiert klassifizieren. Weitere wichtige Funktionen KI-gestützter Software sind intelligente Such- und Filterfunktionen, eine automatische Versionskontrolle und die Dokumentation des Änderungsverlaufs. Eine KI-basierte Softwarelösung kann die Verwaltung von CAD- und DWG-Dateien somit ohne großen Aufwand optimieren.

Qualität sichern dank effizienter Enterprise Search Technologien

Effizientes Suchen spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern verbessert auch die Projektqualität: Durch schnellen Zugriff auf relevante Daten können Fehler reduziert und die Entscheidungsfindung beschleunigt werden. "Ein effektives Suchtool fügt sich nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe ein und unterstützt die Anwender durch ein intuitives Userinterface, ohne dass eine zeitaufwändige Schulung erforderlich ist", erklärt Christoph Wendl, CEO des österreichischen IT-Unternehmens Iphos IT Solutions. "Die Software darf durchaus komplex sein, die Handhabung allerdings nicht. Wenn ein Tool verwendet werden soll, muss die Benutzung so einfach wie möglich sein – das erhöht die Akzeptanz bei Mitarbeitern enorm."

Wendl und sein Team entwickelten mit search it eine Enterprise Search Engine, die eine nahtlose Suche über alle Unternehmensdaten hinweg ermöglicht. Einer der großen Pluspunkte in punkto Design und Engineering ist hier die standardmäßige Integration einer Dateivorschau-Funktion, die auch ohne vorherige Installation der Lizenzprogramme eine Voransicht von CAD- und DWG-Dateien erlaubt.

Datenschutz- & Sicherheits-Standards wahren

Neben Effizienz und Qualität haben Schutz und Sicherheit von Unternehmens- und Kundendaten oberste Priorität. Daher sollte nur eine Lösung in Betracht kommen, die sowohl leistungsstarke Suchfunktionen als auch höchste Sicherheitsstandards bietet. So sollte es selbstverständlich sein, dass das im Unternehmen geltende Berechtigungssystem auch in der Enterprise Search Lösung zum Einsatz kommt. "Im Projektbereich gibt es oft Geheimhaltungsvereinbarungen, die bindend sind. Nicht jeder Mitarbeiter soll auf alle Files zugreifen können – das muss natürlich auch für Suche nach Bauplänen, Konstruktionszeichnungen oder ähnlichem mehr gelten", so Wendl aus der Praxis.

Intelligente Enterprise Search Software verschafft Wettbewerbsvorteil im Engineering

Die effiziente Verwaltung von AutoCAD- und anderen CAD-Dateien erfordert die Einhaltung bewährter Organisationsstrukturen, aber gleichzeitig die Offenheit für moderne Technologien. Die Investition in intelligente Suchtechnologien wie search it kann die interne Zusammenarbeit verbessern sowie die Effizienz und Qualität von Projekten steigern. Das zahlt sich aus, denn dieses Investment sichert Unternehmen langfristig einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil. "Die Erfolgsmeldungen und das positive Feedback unserer Kunden bestärken uns darin, search it als optimale Lösung für die Erfordernisse im Engineering stetig weiterzuentwickeln. Die enormen Fortschritte im Bereich der künstlichen Intelligenz eröffnen vielfältige Möglichkeiten, die in naher Zukunft auch der Enterprise Search im Ingenieurwesen und in der Technikbranche interessante Innovationen bringen werden", so Wendl abschließend.

Mehr Infos zu Enterprise Search mit searchit: https://www.searchit-enterprise-search.com

Über search it
Das internationale Unternehmen Iphos IT Solutions definiert das Thema "Enterprise Search Engines" für Unternehmen neu. Mit dem Launch von search it positioniert sich das Unternehmen als nachhaltiger Innovator in der Branche. Mit zahlreichen KI-Funktionen wie etwa einer KI-gestützten Bildersuche setzt search it neue Standards in der Branche. Das hauseigene AI-Lab befasst sich mit hochinnovativen KI-Anwendungen in der Suche mittels Verarbeitung und Generierung von Bildern und Texten. Ing. Christoph Wendl leitet gemeinsam mit Lyubomir Ivanov als Chief Executive Officers (CEO) das 1998 gegründete Unternehmen, das sich mit innovativen Lösungen den aktuellen Herausforderungen der IT stellt.

Rückfragehinweis für Medien:
Ing. Christoph Wendl
Geschäftsführer, Iphos IT Solutions GmbH
Khekgasse 35
1230 Wien
Tel.: +43 1 869 84 00
E-Mail: info@searchit.cc

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