Heidelberger Beteiligungsholding AG: Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Heidelberg (pta029/17.05.2023/15:29) - Heidelberger Beteiligungsholding AG

mit Sitz in Heidelberg

ISIN: DE000A254294

WKN: A25429

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

am Mittwoch, den 28. Juni 2023 um 11:00 Uhr (MESZ)

Versammlungsort:

Dokumentations- und Kulturzentrum Deutscher Sinti und Roma

Bremeneckgasse 2, 69117 Heidelberg

I. Tagesordnung

1. Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des Lageberichts für das zum 31. Dezember 2022 abgelaufene Geschäftsjahr 2022 (inklusive des Berichts des Vorstands zu den Angaben gemäß § 289a HGB) sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022.

Die vorstehend genannten Unterlagen sind im Internet unter https://heidelberger-beteiligungsholding.de/investor-relations/hauptversammlung/hv-2023/ veröffentlicht und werden den Aktionären auf Anfrage zugesandt. Die Unterlagen werden auch während der Hauptversammlung im Internet unter der angegebenen Adresse zugänglich sein und werden in der Hauptversammlung vom Vorstand und, soweit es um den Bericht des Aufsichtsrats geht, vom Aufsichtsratsvorsitzenden auch näher erläutert werden.

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss gemäß § 172 AktG gebilligt; der Jahresabschluss ist damit festgestellt. Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen erfolgt daher zu diesem Punkt der Tagesordnung keine Beschlussfassung der Hauptversammlung.

2. Vorlage und Erörterung des Vergütungsberichtes für das Geschäftsjahr 2022

Vorstand und Aufsichtsrat haben entsprechend § 162 AktG einen Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2022 erstellt. Der Vergütungsbericht wurde gemäß § 162 Abs. 3 AktG durch den Abschlussprüfer daraufhin geprüft, ob die gesetzlich geforderten Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG gemacht wurden. Der Vergütungsbericht ist im Anschluss an die Tagesordnung unter "ERLÄUTERUNGEN ZU TAGESORDNUNGSPUNKT 2 – Vergütungsbericht gemäß § 162 AktG für das Geschäftsjahr 2022" abgedruckt und von der Einberufung der Hauptversammlung an auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://heidelberger-beteiligungsholding.de/investor-relations/hauptversammlung/hv-2023/ zugänglich. Ferner wird der Vergütungsbericht dort auch während der Hauptversammlung zugänglich sein. Der Vermerk über die Prüfung des Vergütungsberichts ist dem Vergütungsbericht beigefügt. Eine Beschlussfassung über den Vergütungsbericht ist gem. § 120a Abs. 5 AktG nicht erforderlich.

3. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2022

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands im Geschäftsjahr 2022 für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

4. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats im Geschäftsjahr 2022 für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

5. Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2023

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die RSM GmbH, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Steuerberatungsgesellschaft, Düsseldorf, zum Abschlussprüfer des Jahresabschlusses für das Geschäftsjahr 2023 zu wählen.

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ERLÄUTERUNGEN ZU TAGESORDNUNGSPUNKT 2

Vergütungsbericht gemäß § 162 AktG für das Geschäftsjahr 2022

"Vergütungsbericht

Gemäß § 162 AktG sind börsennotierte Aktiengesellschaften verpflichtet, jährlich einen separaten, gemeinsamen Vergütungsbericht von Vorstand und Aufsichtsrat zu erstellen.

Rückblick auf das Geschäftsjahr 2022

Die Heidelberger Beteiligungsholding AG ist eine Beteiligungsgesellschaft und investiert eigenes Vermögen überwiegend in börsennotierte Wertpapiere. Darüber hinaus besteht die satzungsmäßige Möglichkeit der Beratung von Dritten. Die Gesellschaft betreibt keine nach KWG erlaubnispflichtigen Geschäfte. Aufgrund der meist börsennotierten Wertpapiere ist das Geschäftsmodell und die Strategie insbesondere von externen Einflussfaktoren, wie beispielsweise Konjunktur- und Kapitalmarktentwicklungen, beeinflusst.

Die Gesellschaft hat das Geschäftsjahr 2022 mit einem Jahresfehlbetrag von TEUR -8.655 (Vorjahr Jahresüberschuss von TEUR 3.101) abgeschlossen.

Vorstand der Heidelberger Beteiligungsholding AG war im Geschäftsjahr 2022 Herr Ralph Bieneck, dessen Bestellung bis zum 31.12.2023 läuft.

Mitglieder des Aufsichtsrats waren im Geschäftsjahr 2022:

Frau Eva Katheder (Vorsitzende)

Herr Philip Hornig (stellvertretender Vorsitzender)

Frau Prof. Dr. Karin Lergenmüller

Die Mitglieder des Aufsichtsrats sind bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2025 beschließt, gewählt.

Vergütungssystem für Mitglieder des Vorstands

Die Struktur des Vergütungssystems für den Vorstandwird durch den Aufsichtsrat festgelegt. Kriterien für die Angemessenheit der Vergütung bilden insbesondere die Aufgaben des Vorstands, seine persönliche Leistung sowie die wirtschaftliche Lage, der Erfolg und die Zukunftsaussichten des Unternehmens. Die Vergütung für den Vorstand besteht aus einer erfolgsunabhängigen Festvergütung, die monatlich als Gehalt ausgezahlt wird. Kurz- und langfristige sowie erfolgsabhängige und erfolgsunabhängige variable Vergütungskomponenten bestehen nicht. Das Vergütungssystem enthält keine Bestandteile, welche ausschließlich auf die langfristige Entwicklung der Gesellschaft ausgerichtet sind. Dies soll Fehlanreize in der Geschäftsführung des Vorstands verhindern und aufgrund eines einfachen Vergütungssystems zu einer effizienten und somit kostengünstigen Unternehmensführung beitragen. Eine effiziente und kostengünstige Unternehmensführung fördert die Unternehmensentwicklung sowohl kurz- als auch langfristig.

Das aktuelle System der Vergütung für das Vorstandsmitglied der Gesellschaft wurde vom Aufsichtsrat in Übereinstimmung mit §§ 87 Absatz 1, 87a Absatz 1 AktG am 08. April 2021 beschlossen und von der ordentlichen Hauptversammlung am 27. Mai 2021 wie folgt gebilligt:

"Das vom Aufsichtsrat beschlossene Vergütungssystem dient dazu, die Mitglieder des Vorstands entsprechend ihrem Aufgaben- und Verantwortungsbereich angemessen zu vergüten. Das Vergütungssystem leistet damit einen Beitrag zur Förderung der Beteiligungsstrategie der Heidelberger Beteiligungsholding AG. Die vom Aufsichtsrat beschlossenen Eckpunkte der Vergütung des Vorstandes orientieren sich an der Größe der Gesellschaft, der Tätigkeit der Vorstandsmitglieder sowie dem wirtschaftlichen Umfeld. Die Vergütung des Vorstandes besteht ausschließlich aus einer Festvergütung, die in zwölf gleichen Raten monatlich ausgezahlt wird. Eine erfolgsabhängige Vergütung wird nicht gezahlt. Zielvereinbarungen erübrigen sich damit. Eine aktienbasierte Vergütung wird ebenfalls nicht gezahlt. Aufschubzeiten für die Auszahlung von Vergütungsbestandteilen werden nicht vereinbart. Ebenso wenig werden Sachbezüge (z.B. Dienstwagen) geleistet. Den Vorstandsmitgliedern kann aber ein an den gesetzlichen Arbeitgeberanteilen orientierter Zuschuss zur Aufrechterhaltung eines angemessenen Versicherungsschutzes im Bereich Krankenversicherung/Pflegeversicherung gewährt werden. Die Vorstandsmitglieder erhalten eine Erstattung ihrer anlässlich der Ausübung ihrer Aufgaben entstandenen Auslagen. Der prozentuale Anteil der Festvergütung an der Gesamtvergütung des Vorstandes beträgt 100 %. Die maximale Vergütung pro Vorstandsmitglied beträgt Euro 250.000 pro Jahr. Die Umsetzung des Vergütungssystems erfolgt durch den Abschluss von Vorstandsdienstverträgen mit den jeweiligen Vorstandsmitgliedern. Der Vorstandsdienstvertrag des aktuellen Vorstandsmitglieds Ralph Bieneck läuft noch bis zum 31.12.2023. Entlassungsentschädigungen, Ruhegehaltsregelungen und Vorruhestandsregelungen wurden nicht getroffen. Die Ausgestaltung der Vorstandsvergütung obliegt sowohl in Bezug auf das Vergütungssystem als auch in Bezug auf die Festlegung der individuellen Vorstandsvergütung dem Aufsichtsrat als Organ. Ausschüsse wurden diesbezüglich nicht gebildet. Da die Gesellschaft keine Arbeitnehmer beschäftigt, waren die Vergütung- und Beschäftigungsbedingungen der Arbeitnehmer bei der Erarbeitung des Vergütungssystems für die Vorstandsmitglieder nicht zu berücksichtigen."

Vergütung des Vorstands

Das alleinige Vorstandsmitglied, Herr Ralph Bieneck, erhält für seine Tätigkeit eine in monatlichen Teilbeträgen zahlbare Vergütung in Höhe von 180.000,00 Euro jährlich. Aus der Aufsichtsratstätigkeit, die der Vorstand im Zusammenhang mit seiner Tätigkeit ausübt, hat der Vorstand im Geschäftsjahr 2022 keine Vergütungerhalten bzw. die Vergütung wurde an die Heidelberger Beteiligungsholding AG abgeführt.

Aktienoptionen wurden nicht gewährt. Sach- und sonstige Bezüge bestehen nicht. Kredite und Vorschüsse wurden an den Vorstand im Berichtsjahr nicht gewährt. Pensionszusagenan den Vorstandbestehen nicht. Im Geschäftsjahr 2022 bestand eine D&O-Organversicherung im Konzernverbund mit der Deutsche Balaton AG, welche eine Haftungssumme von Euro 2.500.000,00 sowie einen Selbstbehalt gemäß § 93 Abs. 2 Satz 3 AktG von 10 Prozent des Schadens bis zur Höhe des Eineinhalbfachen der festen jährlichen Vergütung des Vorstandsmitglieds beinhaltet. Es besteht keine Change-of-Control-Klausel im Anstellungsvertrag. Zusagen für frühere Vorstandsmitglieder bestehen nicht. Es bestehen weder Zusagen an den Vorstand für den Fall der vorzeitigen noch für die reguläre Beendigung seiner Tätigkeit.

Vergütungssystem des Aufsichtsrats

Das von der Hauptversammlung am 30.08.2010 beschlossene Vergütungssystem für den Aufsichtsrat der Heidelberger Beteiligungsholding AG sieht eine feste Vergütung für ein einfaches Mitglied des Aufsichtsrats in Höhe von 5.000 Euro pro vollem Geschäftsjahr sowie für den Aufsichtsratsvorsitzenden in Höhe von 10.000 Euro pro vollem Geschäftsjahr vor. Aufsichtsratsmitglieder, die nur während eines Teils des Geschäftsjahres dem Aufsichtsrat angehören oder den Vorsitz im Aufsichtsrat führen, erhalten die feste Vergütung zeitanteilig unter Aufrundung auf volle Monate. Darüber hinaus wird kein Sitzungsgeld bezahlt. Die feste Vergütung ist insgesamt nach Ablauf eines Geschäftsjahres fällig. Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten ferner Ersatz aller Auslagen sowie Ersatz der etwa auf ihre Vergütung und Auslagen zu entrichtenden Umsatzsteuer. Nach § 113 Abs. 3 AktG muss die Hauptversammlung börsennotierter Aktiengesellschaften mindestens alle vier Jahre über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder Beschluss fassen. Der letzte Beschluss über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder wurde bei der Heidelberger Beteiligungsholding AG in der Hauptversammlung vom 30. August 2010 gefasst. Daher hat die Hauptversammlung vom 27. Mai 2021 das Vergütungssystem für den Aufsichtsrat wie folgt beschlossen: "Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten neben dem Ersatz ihrer Auslagen eine feste, nach Ablauf des Geschäftsjahres zahlbare Vergütung, die für jedes Geschäftsjahr – pro rata temporis – Euro 5.000,00 für das einzelne Mitglied und für den Vorsitzenden das Doppelte davon beträgt, sofern die Hauptversammlung nichts anderes beschließt."

Die Gesellschaft stellt den Mitgliedern des Aufsichtsrats im eigenen Interesse und auf eigene Kosten einen angemessenen Versicherungsschutz für die Ausübung der Aufsichtsratstätigkeit zur Verfügung. Im Geschäftsjahr 2022 bestand eine D&O-Organversicherung im Konzernverbund mit der Deutsche Balaton AG, welche eine Haftungssumme von Euro 2.500.000,00 beinhaltet. Aktienoptionsprogramme für die Mitglieder des Aufsichtsrats existieren nicht.

Vergütung des Aufsichtsrats

Die Aufsichtsratsvergütungen (in TEUR) setzen sich wie folgt zusammen:

2022 2021

Eva Katheder 10,0 10,0

Philip Hornig 5,1 5,1

Prof. Dr. Karin Lergenmüller 5,0 5,0

Die Aufsichtsratsvergütungen enthalten teilweise Auslagen. Umsatzsteuer wird gemäß den gesetzlichen Regelungen nicht angesetzt.

Vergleichende Darstellung der jährlichen Veränderung der Vergütung Vorstands und des Aufsichtsrats und der Ertragsentwicklung der Gesellschaft

Die Ertragsentwicklung der Gesellschaft wird anhand des Jahresergebnisses dargestellt.

Angaben in TEUR

Die Heidelberger Beteiligungsholding AG beschäftigte im Geschäftsjahr 2022 keine Arbeitnehmer. Im Geschäftsjahr 2021 wurden ebenfalls keine Arbeitsnehmer beschäftigt. Da keine Arbeitnehmer beschäftigt wurden, entfallen Angaben hinsichtlich der Vergütung von Arbeitnehmern.

Sonstige Angaben gemäß § 162 Absatz 1 AktG

§ 162 Abs. 1 Nr. 4 AktG

Es wurde nicht von der Möglichkeit Gebrauch gemacht, variable Vergütungsbestandteile zurückzufordern, da keine variablen Vergütungsbestandteile vereinbart sind.

§ 162 Abs. 1 Nr. 5 AktG

Es wurde im Geschäftsjahr nicht vom Vergütungssystem des Vorstands abgewichen.

§ 162 Abs. 1 Nr. 6 AktG

Gemäß § 267 Abs. 3 Satz 2 HGB gilt die Heidelberger Beteiligungsholding AG als große Kapitalgesellschaft, so dass § 120a Abs. 5 AktG nicht zutrifft. Mit Beschluss der Hauptversammlung vom 27. Mai 2021 nach § 120a Abs. 4 AktG wurde das Vergütungssystem für den Vorstand gebilligt.

§ 162 Abs. 1 Nr. 7 AktG

Die Vergütung des Vorstandsmitglieds im Geschäftsjahr 2022 lag unter der festgelegten Maximalvergütung für Vorstandsmitglieder, so dass die festgelegte Maximalvergütung eingehalten wurde.

Sonstige Angaben gemäß § 162 Absatz 2 AktG

Zu den in § 162 Abs. 2 AktG genannten Angaben lagen keine Sachverhalte vor.

Heidelberg, 19. April 2023

Ralph Bieneck

Vorstand

Eva Katheder

Aufsichtsratsvorsitzende

VERMERK DES UNABHÄNGIGEN WIRTSCHAFTSPRÜFERS ÜBER DIE PRÜFUNG DES VERGÜTUNGSBERICHTS NACH § 162 ABS. 3 AKTG

An die Heidelberger Beteiligungsholding AG, Heidelberg

Prüfungsurteil

Wir haben den Vergütungsbericht der Heidelberger Beteiligungsholding AG für das Geschäftsjahr vom 1. Januar 2022 bis zum 31. Dezember 2022 daraufhin formell geprüft, ob die Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG im Vergütungsbericht gemacht wurden. In Einklang mit § 162 Abs. 3 AktG haben wir den Vergütungsbericht nicht inhaltlich geprüft.

Nach unserer Beurteilung sind im beigefügten Vergütungsbericht in allen wesentlichen Belangen die Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG gemacht worden. Unser Prüfungsurteil erstreckt sich nicht auf den Inhalt des Vergütungsberichts.

Grundlage für das Prüfungsurteil

Wir haben unsere Prüfung des Vergütungsberichts in Übereinstimmung mit § 162 Abs. 3 AktG unter Beachtung des Entwurfs eines IDW Prüfungsstandards: Die Prüfung des Vergütungsberichts nach § 162 Abs. 3 AktG (IDW EPS 870 ( https://zugang.idw-verlag.de/IDW_OPP/onlinebibliothek/start.xav?ssinst=626751F6&SID=&skin=&start=%2F%2F *%5B%40node_id%3D%27201836%27%5D&origin=link&hlf=xaver.component.Hitlist_0&tf=xaver.component.Text_0) (02.2023)) durchgeführt. Unsere Verantwortung nach dieser Vorschrift und diesem Standard ist im Abschnitt "Verantwortung des Wirtschaftsprüfers" unseres Vermerks weitergehend beschrieben. Wir haben als Wirtschaftsprüferpraxis die Anforderungen des IDW Qualitätssicherungsstandards: Anforderungen an die Qualitätssicherung in der Wirtschaftsprüferpraxis (IDW QS 1 ( https://zugang.idw-verlag.de/IDW_OPP/onlinebibliothek/start.xav?ssinst=626751F6&SID=&skin=&start=%2F%2F *%5B%40node_id%3D%2717470%27%5D&origin=link&hlf=xaver.component.Hitlist_0&tf=xaver.component.Text_0)) angewendet. Die Berufspflichten gemäß der Wirtschaftsprüferordnung und der Berufssatzung für Wirtschaftsprüfer / vereidigte Buchprüfer einschließlich der Anforderungen an die Unabhängigkeit haben wir eingehalten.

Verantwortung des Vorstands und des Aufsichtsrats

Der Vorstand und der Aufsichtsrat sind verantwortlich für die Aufstellung des Vergütungsberichts, einschließlich der dazugehörigen Angaben, der den Anforderungen des § 162 AktG entspricht. Ferner sind sie verantwortlich für die internen Kontrollen, die sie als notwendig erachten, um die Aufstellung eines Vergütungsberichts, einschließlich der dazugehörigen Angaben, zu ermöglichen, der frei von wesentlichen falschen Darstellungen aufgrund von dolosen Handlungen (d. h. Manipulationen der Rechnungslegung und Vermögensschädigungen) oder Irrtümern ist.

Verantwortung des Wirtschaftsprüfers

Unsere Zielsetzung ist, hinreichende Sicherheit darüber zu erlangen, ob im Vergütungsbericht in allen wesentlichen Belangen die Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG gemacht worden sind, und hierüber ein Prüfungsurteil in einem Vermerk abzugeben.

Wir haben unsere Prüfung so geplant und durchgeführt, dass wir durch einen Vergleich der im Vergütungsbericht gemachten Angaben mit den in § 162 Abs. 1 und 2 AktG geforderten Angaben die formelle Vollständigkeit des Vergütungsberichts feststellen können. In Einklang mit § 162 Abs. 3 AktG haben wir die inhaltliche Richtigkeit der Angaben, die inhaltliche Vollständigkeit der einzelnen Angaben oder die angemessene Darstellung des Vergütungsberichts nicht geprüft.

Frankfurt am Main, den 25. April 2023

RSM GmbH

Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

Steuerberatungsgesellschaft

M. Jüngling C. Klug

Wirtschaftsprüfer Wirtschaftsprüferin

II. Weitere Angaben zur Einberufung

1. Ausliegende Unterlagen

Von der Einberufung der Hauptversammlung an liegen folgende Unterlagen in den Geschäftsräumen der Heidelberger Beteiligungsholding AG, Ziegelhäuser Landstraße 1, 69120 Heidelberg, zu den üblichen Geschäftszeiten zur Einsichtnahme der Aktionäre aus:

– der Jahresabschluss und der Lagebericht der Heidelberger Beteiligungsholding AG zum 31. Dezember 2022;

– der Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022;

– der erläuternde Bericht des Vorstands zu den übernahmerechtlichen Angaben gemäß § 289 Absatz 4 Handelsgesetzbuch;

- Vergütungsbericht 2022

Die vorgenannten Unterlagen können von der Einberufung der Hauptversammlung an auch im Internet unter der Adresse https://heidelberger-beteiligungsholding.de/investor-relations/hauptversammlung/hv-2023/ eingesehen werden. Sie werden auch während der Hauptversammlung zur Einsichtnahme der Aktionäre ausliegen. Auf Verlangen wird jedem Aktionär unverzüglich und kostenlos eine Abschrift der vorgenannten Unterlagen erteilt. Hierzu wenden Sie sich bitte an die Heidelberger Beteiligungsholding AG, Ziegelhäuser Landstraße 1, 69120 Heidelberg, Telefon: +49 (6221) 64924-30, E-Mail: info@heidelberger-beteiligungsholding.de.

2. Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte

Gemäß § 49 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 WpHG teilen wir mit, dass sich zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung die Gesamtzahl der Aktien der Heidelberger Beteiligungsholding AG auf insgesamt 274.400 auf den Inhaber lautende Stückaktien beläuft. Gemäß § 16 Absatz 1 der Satzung gewährt in der Hauptversammlung jede Aktie eine Stimme. Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 6.090 eigene Aktien. Die Gesamtzahl der stimmberechtigten Aktien der Heidelberger Beteiligungsholding AG zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt daher 268.310.

3. Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und für die Ausübung des Stimmrechts

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich spätestens bis zum Ablauf des 21. Juni 2023 (24:00 Uhr mitteleuropäische Sommerzeit (nachfolgend "MESZ")), bei der Gesellschaft in Textform unter nachfolgender Anmeldeadresse angemeldet haben.

Anmeldeadresse:

Heidelberger Beteiligungsholding AG

c/o Deutsche Bank AG

Securities Production

General Meetings

Postfach 20 01 07

60605 Frankfurt am Main

oder per Telefax an: +49-69-12012-86045

oder per Email an:wp.hv@db-is.com

Die Aktionäre müssen außerdem ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung oder zur Ausübung des Stimmrechts nachweisen. Hierzu bedarf es eines in Textform in deutscher oder englischer Sprache erstellten Nachweises des Anteilsbesitzes durch das depotführende Kredit- oder Finanzdienstleistungsinstitut. Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, das ist der 07. Juni 2023 (00:00 Uhr MESZ), beziehen (Record Date) und muss der Gesellschaft spätestens bis zum Ablauf des 21. Juni 2023 (24:00 Uhr MESZ), unter der vorgenannten Anmeldeadresse zugehen.

Maßgebend für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts sind der rechtzeitige Zugang des Nachweises des Anteilsbesitzes des Aktionärs zum Record Date und die rechtzeitige Anmeldung. Veränderungen im Aktienbestand nach dem Record Date haben für den Umfang und die Ausübung des Stimmrechts keine Bedeutung. Aktionäre, die ihre Aktien am oder nach dem Record Date erwerben, können aus diesen Aktien in der Hauptversammlung weder das Teilnahme- noch das Stimmrecht ausüben, noch können sie andere Rechte, die hauptversammlungs- oder beschlussbezogen sind, ausüben, es sei denn, sie lassen sich bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen. Aktionäre, die sich ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet und den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht haben, sind zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts berechtigt, wenn sie die Aktien nach dem Nachweisstichtag veräußern. Nach rechtzeitigem Eingang ihrer Anmeldung und des Nachweises ihres Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft unter der oben angegebenen Adresse (bzw. Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse) werden den Aktionären Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Anmeldung und die Übermittlung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen.

4. Stimmrechtsvollmachten

Aktionäre, die nicht selbst an der Hauptversammlung teilnehmen möchten, können ihr Stimmrecht auch durch Bevollmächtigte, z.B. durch ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl ausüben lassen. Auch in diesen Fällen sind eine fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung und der Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich. Vollmachten können sowohl vor als auch während der Hauptversammlung erteilt werden. Die Vollmachtserteilung kann auch schon vor der Anmeldung zur Hauptversammlung erfolgen. Vollmachten können durch Erklärung gegenüber dem Bevollmächtigten oder der Gesellschaft erteilt werden.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen gemäß § 134 Abs. 3 Satz 3 AktG der Textform (§ 126b BGB). Das Erfordernis der Textform gilt nicht, wenn ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere der in § 135 Absatz 8 und Absatz 10 in Verbindung mit § 125 Absatz 5 AktG gleichgestellten Personen oder Institutionen bevollmächtigt werden soll. In diesen Fällen sind die vorgenannten Personen oder Institutionen jedoch verpflichtet, die Vollmacht nachprüfbar festzuhalten; außerdem muss die Vollmachtserklärung vollständig sein und darf nur mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten. Darüber hinaus sind in diesen Fällen die Regelungen in § 135 AktG sowie möglicherweise weitere Besonderheiten zu beachten, die bei dem jeweils zu Bevollmächtigenden zu erfragen sind.

Die Gesellschaft hält für Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen möchten, Vollmachtsformulare bereit. Ein Vollmachtsformular ist außerdem auf der Rückseite der Eintrittskarte abgedruckt, welche den ordnungsgemäß angemeldeten Personen zugesandt wird. Vollmachtsformulare stehen auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://heidelberger-beteiligungsholding.de/investor-relations/hauptversammlung/hv-2023/ zur Verfügung. Die Vollmachtsformulare können außerdem auch unter der Adresse

Heidelberger Beteiligungsholding AG

Ziegelhäuser Landstraße 1

69120 Heidelberg

oder per Telefax unter : +49 (6221) 64924-24

oder per E-Mail unter: info@heidelberger-beteiligungsholding.de

angefordert werden. Unbeschadet eines anderweitigen, nach dem Gesetz vorgegebenen Wegs zur Übermittlung des Nachweises über die Bestellung eines Bevollmächtigten kann der Nachweis elektronisch an die E-Mail-Adresse der Gesellschaft info@heidelberger-beteiligungsholding.de übermittelt werden. Die Verwendung des Vollmachtformulars ist nicht zwingend; Aktionäre können auch eine gesonderte Vollmacht in Textform erstellen. Auch der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann auf den vorgenannten Übermittlungswegen in Textform unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden. Werden Vollmachten, deren Widerruf oder Nachweise der Bevollmächtigung der Gesellschaft übersandt, müssen diese bei der Gesellschaft aus organisatorischen Gründen bis zum Ablauf des 13. Juni 2023 (24:00 Uhr MESZ) eingehen. Der Nachweis einer in bzw. während der Hauptversammlung erteilten Bevollmächtigung kann dadurch geführt werden, dass der Aktionär die Vollmacht an der Ausgangskontrolle abgibt. Mangels anderer Willenskundgabe des Aktionärs gilt das persönliche Erscheinen des Aktionärs in der Hauptversammlung als Widerruf einer zuvor erteilten Vollmacht. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen Personen zurückweisen.

5. Rechte der Aktionäre

(a) Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung nach § 122 Abs. 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals (das entspricht – aufgerundet auf die nächsthöhere ganze Aktienzahl – 13.720 Aktien), können gemäß § 122 Abs. 2 AktG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Die Antragsteller haben gemäß §§ 122 Abs. 1 Satz 3, Abs. 2, 142 Abs. 2 Satz 2 AktG nachzuweisen, dass sie seit mindestens drei Monaten vor der Hauptversammlung Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung über den Antrag halten. Bei der Berechnung der Frist ist § 70 AktG zu beachten.

Das Verlangen ist schriftlich (§ 126 BGB) an den Vorstand zu richten und muss der Gesellschaft unter der nachfolgend angegebenen Adresse mindestens dreißig Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens am 28. Mai 2023 (24:00 Uhr MESZ), unter der nachfolgenden Adresse zugehen:

Heidelberger Beteiligungsholding AG

Vorstand

Ziegelhäuser Landstraße 1

69120 Heidelberg

Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht und solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten. Sie werden außerdem auf den Internetseiten der Heidelberger Beteiligungsholding AG ( https://heidelberger-beteiligungsholding.de/investor-relations/hauptversammlung/hv-2023/ ) zugänglich gemacht.

(b) Anträge von Aktionären nach § 126 Abs. 1 AktG

Aktionäre können der Gesellschaft Gegenanträge übersenden, die sich gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu Gegenständen der Tagesordnung richten. Gegenanträge zur Tagesordnung gemäß § 126 Abs. 1 AktG sind ausschließlich zu richten an die

Heidelberger Beteiligungsholding AG

Ziegelhäuser Landstraße 1

69120 Heidelberg

oder per Telefax: +49 (6221) 64924-24

oder per E-Mail: info@heidelberger-beteiligungsholding.de

Spätestens am 13. Juni 2023 (24:00 Uhr MESZ) unter den vorgenannten Kontaktdaten der Gesellschaft zugegangene und ordnungsgemäße, insbesondere mit einer Begründung versehene, Anträge von Aktionären werden unverzüglich im Internet unter https://heidelberger-beteiligungsholding.de/investor-relations/hauptversammlung/hv-2023/ zugänglich gemacht. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter dieser Internetadresse zugänglich gemacht.

Ein Gegenantrag und dessen Begründung bzw. ein Wahlvorschlag muss in den in § 126 Abs. 2 AktG genannten Fällen von der Gesellschaft nicht zugänglich gemacht werden. Ein Gegenantrag bzw. Wahlvorschlag muss danach unter anderem dann nicht zugänglich gemacht werden, wenn sich der Vorstand durch das Zugänglichmachen strafbar machen würde oder wenn der Gegenantrag zu einem gesetzes- oder satzungswidrigen Beschluss der Hauptversammlung führen würde. Die Begründung eines Gegenantrags bzw. Wahlvorschlags braucht nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt. Aktionäre werden gebeten, ihre Aktionärseigenschaft bereits im Zeitpunkt der Übersendung des Gegenantrags nachzuweisen. Das Recht eines jeden Aktionärs, während der Hauptversammlung Gegenanträge zu den verschiedenen Tagesordnungspunkten auch ohne vorherige und fristgerechte Übermittlung an die Gesellschaft zu stellen, bleibt unberührt. Wir weisen darauf hin, dass Gegenanträge, die der Gesellschaft vorab fristgerecht übermittelt worden sind, in der Hauptversammlung nur Beachtung finden, wenn sie dort mündlich gestellt werden.

(c) Wahlvorschläge von Aktionären nach § 127 AktG

Aktionäre der Gesellschaft können gemäß § 127 AktG Wahlvorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern übersenden. Wahlvorschläge im Sinne des § 127 AktG sind ausschließlich an die

Heidelberger Beteiligungsholding AG

Ziegelhäuser Landstraße 1

69120 Heidelberg

oder per Telefax: +49 (6221) 64924-24

oder per E-Mail: info@heidelberger-beteiligungsholding.de

zu richten. Anderweitig adressierte Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt. Spätestens am 13. Juni 2023 (24:00 Uhr MESZ) unter vorstehenden Kontaktdaten zugegangene und ordnungsgemäße Wahlvorschläge von Aktionären werden unverzüglich im Internet unter der Adresse https://heidelberger-beteiligungsholding.de/investor-relations/hauptversammlung/hv-2023/ zugänglich gemacht. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter der vorgenannten Internetadresse zugänglich gemacht. Von der Veröffentlichung eines Wahlvorschlags kann die Gesellschaft absehen, wenn einer der Ausschlusstatbestände nach § 127 Satz 1 AktG in Verbindung mit § 126 Abs. 2 AktG vorliegt, etwa weil der Wahlvorschlag zu einem gesetzes- oder satzungswidrigen Beschluss der Hauptversammlung führen würde. Der Vorstand braucht den Wahlvorschlag auch dann nicht zugänglich zu machen, wenn der Vorschlag nicht den Namen, den ausgeübten Beruf und den Wohnort der vorgeschlagenen Person und, im Falle des Vorschlags von Aufsichtsratsmitgliedern, Angaben zu deren Mitgliedschaft in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten enthält. Anders als Gegenanträge im Sinne von § 126 AktG brauchen Wahlvorschläge nicht begründet zu werden. Aktionäre werden gebeten, ihre Aktionärseigenschaft bereits im Zeitpunkt der Übersendung des Wahlvorschlags nachzuweisen. Es wird darauf hingewiesen, dass Wahlvorschläge, auch wenn sie der Gesellschaft vorab fristgerecht übersandt worden sind, in der Hauptversammlung nur Beachtung finden, wenn sie dort mündlich unterbreitet werden. Das Recht eines jeden Aktionärs, während der Hauptversammlung Wahlvorschläge zum relevanten Tagesordnungspunkt auch ohne vorherige Übermittlung an die Gesellschaft zu machen, bleibt unberührt.

(d) Auskunftsrecht nach § 131 Abs. 1 AktG

In der Hauptversammlung kann jeder Aktionär und Aktionärsvertreter vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft verlangen, soweit die Auskunft jeweils zur sachgemäßen Beurteilung der Tagesordnung erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen, wenn auch diesbezüglich die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung der Tagesordnung erforderlich ist. Auskunftsverlangen sind in der Hauptversammlung grundsätzlich mündlich im Rahmen der Generaldebatte zu stellen.

Nach § 15 Abs. 2 Satz 3 der Satzung der Gesellschaft kann der Versammlungsleiter das Frage- und Rederecht der Aktionäre zeitlich angemessen beschränken; er kann insbesondere den zeitlichen Rahmen des Versammlungsverlaufs, der Aussprache zu den einzelnen Tagesordnungspunkten sowie des einzelnen Frage- und Redebeitrags angemessen festsetzen.

Der Vorstand kann aus den in § 131 Abs. 3 AktG genannten Gründen von der Beantwortung einer Frage absehen und die Auskunft ablehnen. Die Auskunft kann unter anderem etwa verweigert werden, soweit die Erteilung der Auskunft nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung geeignet ist, der Gesellschaft oder einem verbundenen Unternehmen einen nicht unerheblichen Nachteil zuzufügen oder soweit sie sich auf steuerliche Wertansätze oder die Höhe einzelner Steuern bezieht. Die Auskunft kann außerdem verweigert werden, soweit sich der Vorstand durch die Erteilung der Auskunft strafbar machen würde oder soweit die begehrte Auskunft auf der Internetseite der Gesellschaft über mindestens sieben Tage vor Beginn und in der Hauptversammlung durchgängig zugänglich ist.

(e) Weitergehende Erläuterungen

Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, den §§ 127, 131 Abs. 1 AktG finden sich auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://heidelberger-beteiligungsholding.de/investor-relations/hauptversammlung/hv-2023/.

III. Hinweis auf die Internetseite der Gesellschaft

Die Informationen nach § 124a AktG zur diesjährigen ordentlichen Hauptversammlung sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://heidelberger-beteiligungsholding.de/investor-relations/hauptversammlung/hv-2023/ zu finden.

IV. Abstimmungsergebnisse

Die vom Versammlungsleiter festgestellten Abstimmungsergebnisse werden innerhalb der gesetzlichen Frist auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://heidelberger-beteiligungsholding.de/investor-relations/hauptversammlung/hv-2023/ veröffentlicht.

V. Informationen zum Datenschutz

Die Gesellschaft verarbeitet auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze personenbezogene Daten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Besitzart der Aktien und Nummer der Eintrittskarte), um den Aktionären die Teilnahme an der Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung zwingend erforderlich. Für die Verarbeitung ist die Gesellschaft die verantwortliche Stelle. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO.

Zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt die Gesellschaft verschiedene Dienstleister. Diese erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Die Dienstleister verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft. Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern im Zusammenhang mit der Hauptversammlung zur Verfügung gestellt.

Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Pflichten gespeichert und anschließend gelöscht. Die Betroffenen haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung der personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kap. III DSGVO. Diese Rechte können gegenüber der Gesellschaft unentgeltlich über die E-Mail-Adresse info@heidelberger-beteiligungsholding.de oder über die folgenden Kontaktdaten geltend gemacht werden:

Heidelberger Beteiligungsholding AG

Ziegelhäuser Landstraße 1

69120 Heidelberg

Zudem steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 DSGVO zu.

Heidelberg, im Mai 2023

Heidelberger Beteiligungsholding AG

Der Vorstand

(Ende)