Heidelberger Beteiligungsholding AG: Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Heidelberg (pta076/12.05.2022/15:41) - Heidelberger Beteiligungsholding AG

mit Sitz in Heidelberg

ISIN: DE000A254294

WKN: A25429

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Wir laden hiermit unsere Aktionärinnen und Aktionäre zu der am 28. Juni 2022 um 11:00 Uhr stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung der Heidelberger Beteiligungsholding AG ("Gesellschaft") ein. Die Hauptversammlung wird als virtuelle Hauptversammlung nach den Regelungen in § 1 Abs. 2 GesRuaCOVBekG ohne physische Präsenz der Aktionäre durchgeführt. Die Gesellschaft wird zu diesem Zweck unverzüglich nach Ablauf der Anmeldefrist (siehe hierzu nachfolgend Abschnitt III.2) den Aktionären, die sich zur Teilnahme an der Hauptversammlung angemeldet haben, Zugangsdaten für die Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung über das Internet zur Verfügung stellen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre erfolgt ausschließlich im Wege der Briefwahl.

Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist der Sitz der Gesellschaft Ziegelhäuser Landstraße 1, 69120 Heidelberg.

I. Tagesordnung

1. Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des Lageberichts für das zum 31. Dezember 2021 abgelaufene Geschäftsjahr 2021 (inklusive des Berichts des Vorstands zu den Angaben gemäß § 289a HGB) sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021.

Die vorstehend genannten Unterlagen sind im Internet unter https://heidelberger-beteiligungsholding.de/investor-relations/hauptversammlung/hv-2022-virtuell/veröffentlicht und werden den Aktionären auf Anfrage zugesandt. Die Unterlagen werden auch während der Hauptversammlung im Internet unter der angegebenen Adresse zugänglich sein und werden in der Hauptversammlung vom Vorstand und, soweit es um den Bericht des Aufsichtsrats geht, vom Aufsichtsratsvorsitzenden auch näher erläutert werden.

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss gemäß § 172 AktG gebilligt; der Jahresabschluss ist damit festgestellt. Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen erfolgt daher zu diesem Punkt der Tagesordnung keine Beschlussfassung der Hauptversammlung.

2. Vorlage und Erörterung des Vergütungsberichtes für das Geschäftsjahr 2021

Vorstand und Aufsichtsrat haben entsprechend § 162 AktG einen Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2021 erstellt. Der Vergütungsbericht wurde gemäß § 162 Abs. 3 AktG durch den Abschlussprüfer daraufhin geprüft, ob die gesetzlich geforderten Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG gemacht wurden. Der Vergütungsbericht ist im Anschluss an die Tagesordnung unter "ERLÄUTERUNGEN ZU TAGESORDNUNGSPUNKT 2 – Vergütungsbericht gemäß § 162 AktG für das Geschäftsjahr 2021" abgedruckt und von der Einberufung der Hauptversammlung an auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://heidelberger-beteiligungsholding.de/investor-relations/hauptversammlung/hv-2022-virtuell/ zugänglich. Ferner wird der Vergütungsbericht dort auch während der Hauptversammlung zugänglich sein. Der Vermerk über die Prüfung des Vergütungsberichts ist dem Vergütungsbericht beigefügt. Eine Beschlussfassung über den Vergütungsbericht ist gem. § 120a Abs. 5 AktG nicht erforderlich.

3. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2021

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands im Geschäftsjahr 2021 für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

4. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats im Geschäftsjahr 2021 für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

5. Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2022

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die RSM GmbH, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Steuerberatungsgesellschaft, Düsseldorf, zum Abschlussprüfer des Jahresabschlusses für das Geschäftsjahr 2022 zu wählen.

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ERLÄUTERUNGEN ZU TAGESORDNUNGSPUNKT 2

Vergütungsbericht gemäß § 162 AktG für das Geschäftsjahr 2021

"Vergütungsbericht

Gemäß § 162 AktG sind börsennotierte Aktiengesellschaften verpflichtet, jährlich einen separaten, gemeinsamen Vergütungsbericht von Vorstand und Aufsichtsrat zu erstellen.

Rückblick auf das Geschäftsjahr 2021

Die Heidelberger Beteiligungsholding AG ist eine Beteiligungsgesellschaft und investiert eigenes Vermögen überwiegend in börsennotierte Wertpapiere. Darüber hinaus besteht die satzungsmäßige Möglichkeit der Beratung von Dritten. Die Gesellschaft betreibt keine nach KWG erlaubnispflichtigen Geschäfte. Aufgrund der meist börsennotierten Wertpapiere ist das Geschäftsmodell und die Strategie insbesondere von externen Einflussfaktoren, wie beispielsweise Konjunktur- und Kapitalmarktentwicklungen, beeinflusst.

Die Gesellschaft hat das Geschäftsjahr 2021 mit einem Jahresüberschuss von TEUR 3.101 (Vorjahr Jahresfehlbetrag von TEUR -3.364) abgeschlossen.

Vorstand der Heidelberger Beteiligungsholding AG war im Geschäftsjahr 2021 Herr Ralph Bieneck, dessen Bestellung bis zum 31.12.2023 läuft.

Mitglieder des Aufsichtsrats waren im Geschäftsjahr 2021:

Frau Eva Katheder (Vorsitzende)

Herr Philip Hornig (stellvertretender Vorsitzender)

Frau Prof. Dr. Karin Lergenmüller

Die Mitglieder des Aufsichtsrats sind bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2025 beschließt, gewählt.

Vergütungssystem für Mitglieder des Vorstands

Die Struktur des Vergütungssystems für den Vorstandwird durch den Aufsichtsrat festgelegt. Kriterien für die Angemessenheit der Vergütung bilden insbesondere die Aufgaben des Vorstands, seine persönliche Leistung sowie die wirtschaftliche Lage, der Erfolg und die Zukunftsaussichten des Unternehmens. Die Vergütung für den Vorstand besteht aus einer erfolgsunabhängigen Festvergütung, die monatlich als Gehalt ausgezahlt wird. Kurz- und langfristige sowie erfolgsabhängige und erfolgsunabhängige variable Vergütungskomponenten bestehen nicht. Das Vergütungssystem enthält keine Bestandteile, welche ausschließlich auf die langfristige Entwicklung der Gesellschaft ausgerichtet sind. Dies soll Fehlanreize in der Geschäftsführung des Vorstands verhindern und aufgrund eines einfachen Vergütungssystems zu einer effizienten und somit kostengünstigen Unternehmensführung beitragen. Eine effiziente und kostengünstige Unternehmensführung fördert die Unternehmensentwicklung sowohl kurz- als auch langfristig.

Das aktuelle System der Vergütung für das Vorstandsmitglied der Gesellschaft wurde vom Aufsichtsrat in Übereinstimmung mit §§ 87 Absatz 1, 87a Absatz 1 AktG am 08. April 2021 beschlossen und von der ordentlichen Hauptversammlung am 27. Mai 2021 mit folgt gebilligt:

"Das vom Aufsichtsrat beschlossene Vergütungssystem dient dazu, die Mitglieder des Vorstands entsprechend ihrem Aufgaben- und Verantwortungsbereich angemessen zu vergüten. Das Vergütungssystem leistet damit einen Beitrag zur Förderung der Beteiligungsstrategie der Heidelberger Beteiligungsholding AG. Die vom Aufsichtsrat beschlossenen Eckpunkte der Vergütung des Vorstandes orientieren sich an der Größe der Gesellschaft, der Tätigkeit der Vorstandsmitglieder sowie dem wirtschaftlichen Umfeld. Die Vergütung des Vorstandes besteht ausschließlich aus einer Festvergütung, die in zwölf gleichen Raten monatlich ausgezahlt wird. Eine erfolgsabhängige Vergütung wird nicht gezahlt. Zielvereinbarungen erübrigen sich damit. Eine aktienbasierte Vergütung wird ebenfalls nicht gezahlt. Aufschubzeiten für die Auszahlung von Vergütungsbestandteilen werden nicht vereinbart. Ebenso wenig werden Sachbezüge (z.B. Dienstwagen) geleistet. Den Vorstandsmitgliedern kann aber ein an den gesetzlichen Arbeitgeberanteilen orientierter Zuschuss zur Aufrechterhaltung eines angemessenen Versicherungsschutzes im Bereich Krankenversicherung/Pflegeversicherung gewährt werden. Die Vorstandsmitglieder erhalten eine Erstattung ihrer anlässlich der Ausübung ihrer Aufgaben entstandenen Auslagen. Der prozentuale Anteil der Festvergütung an der Gesamtvergütung des Vorstandes beträgt 100 %. Die maximale Vergütung pro Vorstandsmitglied beträgt Euro 250.000 pro Jahr. Die Umsetzung des Vergütungssystems erfolgt durch den Abschluss von Vorstandsdienstverträgen mit den jeweiligen Vorstandsmitgliedern. Der Vorstandsdienstvertrag des aktuellen Vorstandsmitglieds Ralph Bieneck läuft noch bis zum 31.12.2023. Entlassungsentschädigungen, Ruhegehaltsregelungen und Vorruhestandsregelungen wurden nicht getroffen. Die Ausgestaltung der Vorstandsvergütung obliegt sowohl in Bezug auf das Vergütungssystem als auch in Bezug auf die Festlegung der individuellen Vorstandsvergütung dem Aufsichtsrat als Organ. Ausschüsse wurden diesbezüglich nicht gebildet. Da die Gesellschaft keine Arbeitnehmer beschäftigt, waren die Vergütung- und Beschäftigungsbedingungen der Arbeitnehmer bei der Erarbeitung des Vergütungssystems für die Vorstandsmitglieder nicht zu berücksichtigen."

Vergütung des Vorstands

Das alleinige Vorstandsmitglied, Herr Ralph Bieneck, erhält für seine Tätigkeit eine in monatlichen Teilbeträgen zahlbare Vergütung in Höhe von 180.000,00 Euro jährlich. Aus der Aufsichtsratstätigkeit, die der Vorstand im Zusammenhang mit seiner Tätigkeit ausübt, hat der Vorstand im Geschäftsjahr 2021 keine Vergütungerhalten bzw. die Vergütung wurde an die Heidelberger Beteiligungsholding AG abgeführt.

Aktienoptionen wurden nicht gewährt. Sach- und sonstige Bezüge bestehen nicht. Kredite und Vorschüsse wurden an den Vorstand im Berichtsjahr nicht gewährt. Pensionszusagenan den Vorstandbestehen nicht. Im Geschäftsjahr 2021 bestand eine D&O-Organversicherung im Konzernverbund mit der Deutsche Balaton AG, welche eine Haftungssumme von Euro 2.500.000,00 sowie einen Selbstbehalt gemäß § 93 Abs. 2 Satz 3 AktG von 10 Prozent des Schadens bis zur Höhe des Eineinhalbfachen der festen jährlichen Vergütung des Vorstandsmitglieds beinhaltet. Es besteht keine Change-of-Control-Klausel im Anstellungsvertrag. Zusagen für frühere Vorstandsmitglieder bestehen nicht. Es bestehen weder Zusagen an den Vorstand für den Fall der vorzeitigen noch für die reguläre Beendigung seiner Tätigkeit.

Vergütungssystem des Aufsichtsrats

Das von der Hauptversammlung am 30.08.2010 beschlossene Vergütungssystem für den Aufsichtsrat der Heidelberger Beteiligungsholding AG sieht eine feste Vergütung für ein einfaches Mitglied des Aufsichtsrats in Höhe von 5.000 Euro pro vollem Geschäftsjahr sowie für den Aufsichtsratsvorsitzenden in Höhe von 10.000 Euro pro vollem Geschäftsjahr vor. Aufsichtsratsmitglieder, die nur während eines Teils des Geschäftsjahres dem Aufsichtsrat angehören oder den Vorsitz im Aufsichtsrat führen, erhalten die feste Vergütung zeitanteilig unter Aufrundung auf volle Monate. Darüber hinaus wird kein Sitzungsgeld bezahlt. Die feste Vergütung ist insgesamt nach Ablauf eines Geschäftsjahres fällig. Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten ferner Ersatz aller Auslagen sowie Ersatz der etwa auf ihre Vergütung und Auslagen zu entrichtenden Umsatzsteuer. Nach § 113 Abs. 3 AktG muss die Hauptversammlung börsennotierter Aktiengesellschaften mindestens alle vier Jahre über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder Beschluss fassen. Der letzte Beschluss über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder wurde bei der Heidelberger Beteiligungsholding AG in der Hauptversammlung vom 30. August 2010 gefasst. Daher hat die Hauptversammlung vom 27. Mai 2021 das Vergütungssystem für den Aufsichtsrat wie folgt beschlossen: "Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten neben dem Ersatz ihrer Auslagen eine feste, nach Ablauf des Geschäftsjahres zahlbare Vergütung, die für jedes Geschäftsjahr – pro rata temporis – Euro 5.000,00 für das einzelne Mitglied und für den Vorsitzenden das Doppelte davon beträgt, sofern die Hauptversammlung nichts anderes beschließt."

Die Gesellschaft stellt den Mitgliedern des Aufsichtsrats im eigenen Interesse und auf eigene Kosten einen angemessenen Versicherungsschutz für die Ausübung der Aufsichtsratstätigkeit zur Verfügung. Im Geschäftsjahr 2021 bestand eine D&O-Organversicherung im Konzernverbund mit der Deutsche Balaton AG, welche eine Haftungssumme von Euro 2.500.000,00 beinhaltet. Aktienoptionsprogramme für die Mitglieder des Aufsichtsrats existieren nicht.

Vergütung des Aufsichtsrats

Die Aufsichtsratsvergütungen (in TEUR) setzen sich wie folgt zusammen:

Die Aufsichtsratsvergütungen enthalten teilweise Umsatzsteuer und Auslagen.

Vergleichende Darstellung der jährlichen Veränderung der Vergütung Vorstands und des Aufsichtsrats und der Ertragsentwicklung der Gesellschaft

Die Ertragsentwicklung der Gesellschaft wird anhand des Jahresergebnisses dargestellt.

Angaben in TEUR

Die Heidelberger Beteiligungsholding AG beschäftigte im Geschäftsjahr 2021 keine Arbeitnehmer. Im Geschäftsjahr 2020 wurde lediglich ein Arbeitsnehmer beschäftigt, weshalb eine Vergleichsangabe in absoluten Zahlen aufgrund des Schutzbedürfnisses des Mitarbeiters unterbleibt. Hinsichtlich der Vergütung der Arbeitnehmer wird auf die durchschnittlichen Gehälter der Arbeitnehmer der Heidelberger Beteiligungsholding AG (auf Vollzeitäquivalenzbasis) im jeweiligen Geschäftsjahr abgestellt. Die durchschnittliche Vergütung der Arbeitnehmer stieg im Jahr 2020 gegenüber dem Vorjahr um 4,3%. Die durchschnittliche Vergütung der Arbeitnehmer sank im Jahr 2021 gegenüber dem Vorjahr um 100%.

Sonstige Angaben gemäß § 162 Absatz 1 AktG

§ 162 Abs. 1 Nr. 4 AktG

Es wurde nicht von der Möglichkeit Gebrauch gemacht, variable Vergütungsbestandteile zurückzufordern, da keine variablen Vergütungsbestandteile vereinbart sind.

§ 162 Abs. 1 Nr. 5 AktG

Es wurde im Geschäftsjahr nicht vom Vergütungssystem des Vorstands abgewichen.

§ 162 Abs. 1 Nr. 6 AktG

Gemäß § 267 Abs. 3 Satz 2 HGB gilt die Heidelberger Beteiligungsholding AG als große Kapitalgesellschaft, so dass § 120a Abs. 5 AktG nicht zutrifft. Mit Beschluss der Hauptversammlung vom 27. Mai 2021 nach § 120a Abs. 4 AktG wurde das Vergütungssystem für den Vorstand gebilligt.

§ 162 Abs. 1 Nr. 7 AktG

Die Vergütung des Vorstandsmitglieds im Geschäftsjahr 2021 lag unter der festgelegten Maximalvergütung für Vorstandsmitglieder, so dass die festgelegte Maximalvergütung eingehalten wurde.

Sonstige Angaben gemäß § 162 Absatz 2 AktG

Zu den in § 162 Abs. 2 AktG genannten Angaben lagen keine Sachverhalte vor.

Heidelberg, 25. April 2022

Ralph Bieneck

Vorstand

Eva Katheder

Aufsichtsratsvorsitzende"

II. Weitere Angaben und Hinweise

1. Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte

Gemäß § 49 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 WpHG teilen wir mit, dass sich zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung die Gesamtzahl der Aktien der Heidelberger Beteiligungsholding AG auf insgesamt 274.400 auf den Inhaber lautende Stückaktien beläuft. In der Hauptversammlung gewährt jede Aktie eine Stimme. Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 6.090 eigene Aktien. Die Gesamtzahl der stimmberechtigten Aktien der Heidelberger Beteiligungsholding AG zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt daher 268.310.

2. Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts

a) Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts

Die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung der Stimmrechte setzen die Anmeldung der Aktionäre bei der Gesellschaft voraus. Die Anmeldung muss in deutscher oder englischer Sprache verfasst sein und der Gesellschaft in Textform (§ 126b BGB) bis spätestens am 21. Juni 2022, 24:00 Uhr, unter der Adresse

Heidelberger Beteiligungsholding AG

c/o Deutsche Bank AG

Securities Production

General Meetings

Postfach 20 01 07

60605 Frankfurt am Main

oder per Telefax an: +49-69-12012-86045

oder per Email an: wp.hv@db-is.com

zugehen. Neben der Anmeldung ist für die Aktienbesitze der Gesellschaft ein Berechtigungsnachweis der Aktionäre zur Teilnahme und zur Ausübung des Stimmrechts erforderlich. Dazu ist von den Aktionären ein in Textform (§ 126b BGB) erstellter besonderer Nachweis des depotführenden Instituts oder des Letztintermediärs über den Anteilsbesitz erforderlich. Der Nachweis muss in deutscher oder englischer Sprache verfasst sein und sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung (" Nachweisstichtag " oder " Record Date "), also den 7. Juni 2022, 00:00 Uhr beziehen. Dieser Nachweis muss der Gesellschaft bis spätestens 21. Juni 2022, 24:00 Uhr unter der zuvor genannten Adresse, per Telefax oder E-Mail zugehen.

Bedeutung des Nachweisstichtags (Record Date)

Der Nachweisstichtag (Record Date) ist das entscheidende Datum für den Umfang und die Ausübung des Teilnahme- und Stimmrechts in der Hauptversammlung. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich nach dem Anteilsbesitz zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich; d. h. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkung auf die Berechtigung zur Teilnahme und auf den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt.

b) Bild- und Tonübertragung im Internet

Die gesamte Hauptversammlung wird unter Nutzung des Videokonferenztools Zoom im Wege der Bild- und Tonübertragung im Internet übertragen. Ein Link zur Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung wird von der Gesellschaft spätestens am Tag vor der Hauptversammlung unter

https://heidelberger-beteiligungsholding.de/investor-relations/hauptversammlung/hv-2022-virtuell/

zugänglich gemacht. Zum Abruf dieser Bild- und Tonübertragung sind die zur Hauptversammlung gemäß vorstehender Ziffer a) ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre berechtigt. Die Gesellschaft wird den angemeldeten Aktionären unverzüglich nach Ablauf der Anmeldefrist Zugangsdaten zur Einwahl in die Hauptversammlung zukommen lassen.

In technischer Hinsicht ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung eine dem üblichen Standard entsprechende Internetverbindung sowie die Nutzung der gängigen Internetbrowser (z.B. Chrome oder Firefox) erforderlich, aber auch ausreichend. Es kann ggf. erforderlich sein, die Zoom App zu installieren.

c) Verfahren für die Stimmabgabe durch Briefwahl

Aktionäre können ihre Stimme per Briefwahl abgeben. Zur Ausübung des Stimmrechts im Wege der Briefwahl sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die rechtzeitig entsprechend den oben unter III.2 "Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts" genannten Voraussetzungen angemeldet sind.

Die Stimmabgabe per Briefwahl sowie Änderungen hinsichtlich bereits abgegebener Briefwahlstimmen können bis spätestens zum Ende der Generaldebatte am Tag der Hauptversammlung (" Briefwahlfrist ") postalisch, per E-Mail oder per Telefax unter Verwendung des den Anmeldeunterlagen beigefügten Antwortformulars an folgende Anschrift übersenden:

Heidelberger Beteiligungsholding AG

Ziegelhäuser Landstraße 1

69120 Heidelberg

Telefax: 06221/62424 – 24

E-Mail: info@heidelberger-beteiligungsholding.de

Maßgeblich für die Rechtzeitigkeit der Stimmabgabe ist der Zeitpunkt des Zugangs bei der Gesellschaft. Die Gesellschaft wird das Antwortformular zur Stimmabgabe darüber hinaus im Internet unter

https://heidelberger-beteiligungsholding.de/investor-relations/hauptversammlung/hv-2022-virtuell/

ab der Einberufung bis zum Ablauf der Briefwahlfrist zum Download zur Verfügung halten. Für den Fall, dass veröffentlichungspflichtige Gegenanträge (siehe hierzu nachfolgende Ziffer 3 b)) oder ein Verlangen auf Ergänzung der Tagesordnung (siehe hierzu nachfolgende Ziffer 3 a)) gestellt werden, wird die Gesellschaft das im Internet verfügbare Antwortformular zur Stimmabgabe um die zusätzlichen Abstimmungspunkte ergänzen. Die Gesellschaft empfiehlt daher, von der Möglichkeit zur Briefwahl erst nach Ablauf der Fristen für die Übermittlung von Gegenanträgen und Ergänzungsverlangen Gebrauch zu machen. Bei mehrfach eingehenden Erklärungen desselben Aktionärs hat die zuletzt eingegangene Erklärung Vorrang. Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Stimmabgabe zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Stimmabgabe für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

d) Verfahren für die Stimmabgabe durch Bevollmächtigte

Alternativ können Aktionäre ihr Stimmrecht auch durch Bevollmächtigte, wie z. B. ein Kreditinstitut oder eine Aktionärsvereinigung, oder einen sonstigen Dritten ausüben lassen. Auch in diesem Fall ist eine fristgerechte Anmeldung gemäß den Bestimmungen unter Ziffer III.2.a) erforderlich. Nach erfolgter fristgerechter Anmeldung können Vollmachten solange erteilt werden, solange der Bevollmächtigte innerhalb der Briefwahlfrist (hierzu vorstehend lit. c) abstimmen kann. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform, soweit die Vollmacht nicht einem Kreditinstitut, einem diesem gleichgestellten Institut oder Unternehmen (§ 135 Abs. 10, § 125 Abs. 5 AktG), einer Aktionärsvereinigung oder einer anderen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Person erteilt wird.

Für die Bevollmächtigung von Kreditinstituten, ihnen gleichgestellten Instituten oder Unternehmen (§ 135 Abs. 10, § 125 Abs. 5 AktG) sowie Aktionärsvereinigungen oder diesen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Personen können Besonderheiten gelten; die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall rechtzeitig mit dem zu Bevollmächtigenden wegen einer möglicherweise von ihm geforderten Form der Vollmacht abzustimmen.

Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen wollen, können zur Erteilung der Vollmacht das Formular benutzen, welches die Gesellschaft hierfür zur Verfügung stellt. Es wird den ordnungsgemäß angemeldeten Personen zusammen mit den Zugangsdaten übersandt. Zusätzlich kann ein Vollmachtsformular auf Verlangen jeder stimmberechtigten Person bei der Gesellschaft angefordert werden und steht den Aktionären auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://heidelberger-beteiligungsholding.de/investor-relations/hauptversammlung/hv-2022-virtuell/

zum Download zur Verfügung.

Für den Nachweis der Bevollmächtigung per Post, per Telefax oder per E-Mail stehen die nachfolgend aufgeführten Kommunikationswege, insbesondere auch für die elektronische Übermittlung zur Verfügung:

Heidelberger Beteiligungsholding AG

Ziegelhäuser Landstraße 1

69120 Heidelberg

oder per Telefax unter: +49 (6221) 64924-24

oder per E-Mail unter: info@heidelberger-beteiligungsholding.de

Die vorgenannten Kommunikationswege können auch genutzt werden, wenn die Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erteilt werden soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Vollmacht ist in diesem Fall nicht erforderlich. Auch der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann über die vorgenannte Adresse unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden.

3. Rechte der Aktionäre

a) Ergänzung der Tagesordnung, § 122 Abs. 2 AktG i.V.m. § 1 Abs. 3 GesRuaCOVBekG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden; ein nach Einberufung der Hauptversammlung bei der Gesellschaft eingegangenes Verlangen ist nach § 124a AktG unverzüglich nach seinem Eingang bei der Gesellschaft über die Internetseite der Gesellschaft zugänglich zu machen.

Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten, wobei jedem neuen Gegenstand eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen muss. Das Verlangen muss der Gesellschaft spätestens bis zum 28. Mai 2022, 24:00 Uhr (MESZ), unter folgender Adresse zugehen:

Heidelberger Beteiligungsholding AG

Vorstand

Ziegelhäuser Landstraße 1

69120 Heidelberg

Der oder die Antragsteller haben gemäß § 122 Abs. 2 und Abs. 1 AktG nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung über das Verlangen halten. Wird dem Verlangen nicht entsprochen, steht den Antragsstellern gemäß § 122 Abs. 3 AktG der Weg zu den Gerichten offen.

b) Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären, § 126 Abs. 1, § 127 AktG

Darüber hinaus können Aktionäre der Gesellschaft Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung sowie Vorschläge für die Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern und des Abschlussprüfers übersenden. Zugänglich zu machende Gegenanträge müssen mit einer Begründung versehen sein; bei Wahlvorschlägen bedarf es keiner Begründung. Gegenanträge zur Tagesordnung und Wahlvorschläge sind ausschließlich an folgende Adresse der Gesellschaft zu richten:

Heidelberger Beteiligungsholding AG

Ziegelhäuser Landstraße 1

69120 Heidelberg

oder per Telefax unter: +49 (6221) 64924-24

oder per E-Mail unter: info@heidelberger-beteiligungsholding.de

Bis spätestens 14 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung, d.h. bis zum 13. Juni 2022, 24.00 Uhr (" Gegenantragsfrist "), unter der vorgenannten Adresse bei der Gesellschaft zugegangene Gegenanträge und Wahlvorschläge werden unter den weiteren Voraussetzungen der §§ 126, 127 AktG einschließlich des Namens des Aktionärs und – bei Anträgen – der etwaigen Begründung unverzüglich nach ihrem Eingang im Internet unter https://heidelberger-beteiligungsholding.de/investor-relations/hauptversammlung/hv-2022-virtuell/ zugänglich gemacht. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse zugänglich gemacht. Maßgeblich für die Rechtzeitigkeit des Gegenantrags ist der Zeitpunkt des Zugangs bei der Gesellschaft.

Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Gegenanträge oder Wahlvorschläge gestellt werden. Ordnungsgemäß innerhalb der Gegenantragsfrist gestellte, zulässige Gegenanträge und Wahlvorschläge werden in der virtuellen Hauptversammlung so behandelt, als seien sie in der Hauptversammlung gestellt worden.

c) Frage- und Auskunftsrecht des Aktionärs, § 131 Abs. 1 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 GesRuaCOVBekG

Aktionäre haben die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Der Vorstand entscheidet nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, wie er Fragen beantwortet.

Die Gesellschaft bittet die angemeldeten Aktionäre im Sinne eines effizienten Ablaufs der Hauptversammlung dringend, Fragen bis spätestens einen Tag vor der Hauptversammlung, d.h. bis spätestens 26. Juni 2022, 24:00 Uhr (MESZ) im Wege elektronischer Kommunikation unter der E-Mail-Adresse info@heidelberger-beteiligungsholding.de einzureichen. Der Vorstand behält sich vor, vorab eingereichte Fragen vorab auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://heidelberger-beteiligungsholding.de/investor-relations/hauptversammlung/hv-2022-virtuell/

zu beantworten. Während der virtuellen Hauptversammlung besteht die Möglichkeit, Fragen mündlich oder über einen Live-Chat zu stellen.

d) Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung

Widerspruch zur Niederschrift gegen einen Beschluss der Hauptversammlung gemäß § 245 Nr. 1 des Aktiengesetzes i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 des Covid-19-Gesetzes kann von Aktionären oder Bevollmächtigten, die das Stimmrecht ausgeübt haben, von Beginn der virtuellen Hauptversammlung bis zum Ende der virtuellen Hauptversammlung am 28. Juni 2022 im Wege elektronischer Kommunikation unter der E-Mail-Adresse widerspruch@notare-hjw.deerklärt werden.

Mit der Erklärung des Widerspruchs ist der Nachweis der Aktionärseigenschaft zu übermitteln, indem entweder der Name, das Geburtsdatum und die Adresse des Aktionärs oder die Eintrittskartennummer angegeben werden.

4. Weitergehende Erläuterungen

Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, § 127, § 131 Abs. 1 AktG finden sich auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://heidelberger-beteiligungsholding.de/investor-relations/hauptversammlung/hv-2022-virtuell/

5. Internetseite der Gesellschaft

Weitere Informationen sowie die nach § 124a AktG zu veröffentlichenden Informationen finden sich auf der Internetseite der Gesellschaft https://heidelberger-beteiligungsholding.de/investor-relations/hauptversammlung/hv-2022-virtuell/

6. Informationen zum Datenschutz

Die Gesellschaft verarbeitet auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze personenbezogene Daten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Besitzart der Aktien und Nummer der Eintrittskarte), um den Aktionären die Teilnahme an der Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung zwingend erforderlich. Für die Verarbeitung ist die Gesellschaft die verantwortliche Stelle. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO.

Zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt die Gesellschaft verschiedene Dienstleister. Diese erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Die Dienstleister verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft. Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern im Zusammenhang mit der Hauptversammlung zur Verfügung gestellt.

Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Pflichten gespeichert und anschließend gelöscht. Die Betroffenen haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung der personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kap. III DSGVO. Diese Rechte können gegenüber der Gesellschaft unentgeltlich über die E-Mail-Adresse

info@heidelberger-beteiligungsholding.de

oder über die folgenden Kontaktdaten geltend gemacht werden:

Heidelberger Beteiligungsholding AG

Ziegelhäuser Landstraße 1

69120 Heidelberg

Zudem steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 DSGVO zu.

Heidelberg, im Mai 2022

Heidelberger Beteiligungsholding AG

Der Vorstand

(Ende)