Vivanco Gruppe AG: Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Ahrensburg (pta028/20.07.2020/16:30) - Vivanco Gruppe Aktiengesellschaft
Ahrensburg
ISIN: DE000A1E8G88
Wertpapierkennnummer: A1E8G8

Einladung
zur ordentlichen Hauptversammlung
Wir laden unsere Aktionäre ein zu der am
Donnerstag, dem 27. August 2020 um 10:00 Uhr
in Form einer virtuellen Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein. Eine Bild- und Tonübertragung der ge-samten Hauptversammlung wird live im Internet erfolgen.
Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre erfolgt ausschließlich im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an einen von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter. Bitte beachten Sie insbesondere die Regelungen zur weiterhin erforderlichen Anmeldung zur Hauptversammlung. Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist der Sitz der Gesellschaft, Ewige Weide 15, 22926 Ahrensburg.
I. Tagesordnung
1. Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses nebst Lagebericht des Vorstandes der Vivanco Gruppe Aktiengesellschaft zum 31. Dezember 2019, des gebilligten Konzernabschlusses nebst Konzernlagebericht des Vorstandes zum 31. Dezember 2019 für die Vivanco Gruppe Aktiengesellschaft, des erläuternden Berichts des Vorstandes nach § 289a Abs. 1, § 315a Abs. 1 HGB sowie des Berichts des Aufsichtsrats über das Geschäftsjahr 2019
Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss entsprechend §§ 172, 173 AktG gebilligt; der Jahresabschluss ist damit festgestellt. Voraussetzungen, unter denen nach § 173 Abs. 1 AktG die Hauptversammlung über die Feststellung des Jahresabschlusses zu beschließen hat, liegen nicht vor. Der festgestellte Jahresabschluss der Vivanco Gruppe Aktiengesellschaft weist zum 31. De-zember 2019 einen Bilanzgewinn in Höhe von EUR 21.873.325,83 aus. Der Jahresabschluss, der Lagebericht, der Konzernabschluss, der Konzernlagebericht, der Bericht des Aufsichtsrats und der Bericht des Vorstands zu den Angaben gemäß § 289a Absatz 1, § 315a Absatz 1 des Handelsgesetzbuchs sind der Hauptversammlung zugänglich zu machen und vom Vorstand bzw. - im Fall des Berichts des Aufsichtsrates - vom Vorsitzen-den des Aufsichtsrates zu erläutern. Im Rahmen ihres Auskunftsrechts haben die Aktionäre die Gelegenheit, zu den Vorlagen Fragen zu stellen. Die Hauptversammlung hat zu Tagesordnungspunkt 1 keinen Beschluss zu fassen.
2. Beschlussfassung über den Vortrag des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2019 auf neue Rechnung
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im festgestellten Jahresabschluss zum 31. Dezember 2019 ausgewiesenen Bilanzgewinn in Höhe von EUR 21.873.325,83 auf neue Rechnung vorzutragen und folgenden Beschluss zu fassen:
Der im festgestellten Jahresabschluss zum 31. Dezember 2019 ausgewiesene Bilanzgewinn in Höhe von EUR 21.873.325,83 wird auf neue Rechnung vorgetragen.
3. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:
Dem Mitglied des Vorstands, das im Geschäftsjahr 2019 amtiert hat, wird für diesen Zeitraum Entlastung erteilt.
4. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:
Den Mitgliedern des Aufsichtsrats, die im Geschäftsjahr 2019 amtiert haben, wird für diesen Zeitraum Entlastung erteilt.
5. Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020
Der Aufsichtsrat schlägt vor, folgenden Beschluss zu fassen:
Die ESC Wirtschaftsprüfung GmbH, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hamburg, wird zum Abschlussprüfer des Jahresabschlusses und des Konzernabschlusses für das Geschäftsjahr 2020 gewählt.
Der Aufsichtsrat hat sich von der ESC Wirtschaftsprüfung GmbH, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft eine Erklärung über den Umfang der geschäftlichen, finanziellen, persönlichen und sonstigen Beziehungen zwischen ihr, ihren Organen und Prüfungsleitern einerseits und der Gesellschaft und ihren Organmitgliedern andererseits, sowie den Umfang von im vorausgegangenen Geschäftsjahr erbrachten und für das folgende Jahr vereinbarten an-deren Leistungen als der Abschlussprüfung (insbesondere Beratungsleistungen) für die Gesellschaft und Unternehmen des Vivanco-Konzerns vorlegen lassen. Anhaltspunkte da-für, dass die Unabhängigkeit der ESC Wirtschaftsprüfung GmbH, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft nicht hinreichend gewährleistet ist, haben sich hieraus nicht ergeben.

II. Voraussetzungen für die Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung im Internet und die Ausübung des Stimmrechts
Die Hauptversammlung wird als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) abgehalten, § 1 Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie ("COVID-19-Gesetz").
Für die Aktionäre erfolgt eine Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung im Internet unter
https://vivanco.hvanmeldung.de
Es können nur diejenigen Aktionäre die gesamte Hauptversammlung im Internet verfolgen, die sich in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache zur Hauptversammlung angemeldet haben. Dies gilt entsprechend für die Ausübung des Stimmrechts. Zugangsdaten und weitere Informationen erhalten die Aktionäre nach ihrer Anmeldung.
Die Aktionäre haben darüber hinaus ihre Berechtigung zur Verfolgung der gesamten Hauptversammlung im Internet und zur Ausübung des Stimmrechts nachzuweisen. Hierzu ist ein in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erstellter Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut erforderlich.
Anmeldung und Nachweis müssen der Gesellschaft bei der nachfolgend genannten Stelle unter der angegebenen Adresse spätestens am Donnerstag, den 20. August 2020, 24:00 Uhr MESZ zugehen:
Vivanco Gruppe AG
c/o UBJ. GmbH
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: +49 (0)40 / 6378-5423
E-Mail: hv@ubj.de

Der Nachweis hat sich auf den Beginn des einundzwanzigsten Tages vor dem Tag der Hauptversammlung, demnach auf Donnerstag, den 06. August 2020, 0:00 Uhr MESZ Nachweisstichtag (Record Date), zu beziehen.
Nach entsprechendem Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes werden den Aktionären Zugangskarten für die Hauptversammlung übersandt.
Der Nachweisstichtag (Record Date) ist das entscheidende Datum für den Umfang und die Ausübung des Teilnahme- und Stimmrechts an der Hauptversammlung. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer einen Nachweis des Anteilsbesitzes zum Record Date erbracht hat. Veränderungen im Aktienbestand nach dem Record Date haben für den Umfang und die Ausübung des Teilnahme- und Stimmrechts keine Bedeutung. Dies bedeutet, dass Aktionäre, die ihre Aktien erst nach dem Record Date erworben haben, nicht an der Hauptversammlung teilnehmen können. Aktionäre, die sich ordnungsgemäß angemeldet und den Nachweis erbracht haben, sind auch dann zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts berechtigt, wenn Sie die Aktien nach dem Record Date veräußern. Das Record Date hat keine Auswirkungen auf die Veräußerbarkeit der Aktien.
III. Stimmrechtsausübung/Vollmacht
Aktionäre, die die Hauptversammlung nicht persönlich verfolgen und/oder ihr Stimmrecht nicht persönlich ausüben möchten, können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch Bevollmächtigte, z. B. ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung, die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter oder eine andere Person ihrer Wahl ausüben lassen. Auch in diesen Fällen sind eine fristgemäße Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes, wie vor-stehend beschrieben, erforderlich.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform. Ausnahmen können für die Erteilung von Vollmachten an Kreditinstitute, Aktionärsvereinigungen oder andere nach § 135 AktG gleichgestellte Personen oder Institutionen und deren Widerruf sowie die entsprechenden Nachweise gegenüber der Gesellschaft bestehen; hinsichtlich der insoweit einzuhaltenden Form bitten wir unsere Aktionäre, sich mit den jeweils zu Bevollmächtigenden abzustimmen.
Die Aktionäre erhalten nach der Anmeldung zusammen mit den Zugangsdaten ein Formular zur Vollmachterteilung an einen Bevollmächtigten. Das Formular zur Vollmachtserteilung an einen Bevollmächtigten steht auch im Internet unter
www.vivanco.de
unter der Rubrik Hauptversammlung zum Download zur Verfügung.
Zudem kann die Erteilung von Vollmachten sowie ihr Widerruf elektronisch erfolgen und über-mittelt werden, indem der unter https://vivanco.hvanmeldung.de bereitgestellte Online-Service der Gesellschaft genutzt wird.
Als besonderen Service bietet die Gesellschaft ihren Aktionären ergänzend an, ihr Stimmrecht durch weisungsgebundene, von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter ausüben zu lassen. Den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern müssen neben einer Voll-macht ausdrückliche und eindeutige Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt wer-den.
Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Sollte zu einzelnen Beschlussgegenständen keine oder keine eindeutige Weisung vorliegen, sind die Stimmrechtsvertreter insoweit nicht zur Stimmrechtsausübung befugt und werden sich im Falle einer Abstimmung der Stimme enthalten.
Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können elektronisch über den Online-Service der Gesellschaft, der ab dem 27. Juli 2020 zur Verfügung steht, unter
https://vivanco.hvanmeldung.de
erteilt werden. Diese Möglichkeit besteht bis zum Beginn der Abstimmung in der Hauptversammlung.
Alternativ können Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimm-rechtsvertreter - auch vor dem 27. Juli 2020 - bis zum 25. August 2020 unter Verwendung der von der Gesellschaft dafür vorgesehenen Vollmachtsformulare erteilt werden. Die Aktionä-re erhalten diese Vollmachtsformulare nach erfolgter Anmeldung zusammen mit der Zugangs-karte. Das Formular steht auch im Internet unter www.vivanco.de unter der Rubrik Investoren / Hauptversammlung zum Download zur Verfügung. Die Vollmacht und die Weisungen für die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum 25. August 2020 (Eingang bei der Gesellschaft) an die folgende Anschrift zu senden:
Vivanco Gruppe AG
z. Hd. Frau Ines Möller
Ewige Weide 15
22926 Ahrensburg
Telefax +49 (0) 4102 231-199
E-Mail: i.moeller@vivanco.de

Bevollmächtigte (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für die von ihnen vertretenen Aktionäre lediglich im Wege der Briefwahl oder durch Erteilung einer (Unter-)Vollmacht an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben.
Verfahren für die Ausübung des Stimmrechts durch Briefwahl
Aktionäre können ihre Stimmen auch im Wege elektronischer Kommunikation oder schriftlich abgeben, ohne an der Hauptversammlung teilzunehmen (Briefwahl). Voraussetzung für die Ausübung des Stimmrechts durch Briefwahl ist die form- und fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung.
Für die elektronische Briefwahl steht der Online-Service der Gesellschaft unter
https://vivanco.hvanmeldung.de
ab dem 27. Juli 2020 bis zum Beginn der Abstimmung in der Hauptversammlung zur Verfü-gung. Zugangsdaten erhalten die Aktionäre nach ihrer Anmeldung.
Alternativ können die Aktionäre für die Briefwahl nach erfolgter Anmeldung auch das zusam-men mit der Zugangskarte zugesandte Formular benutzen. Dieses steht auch im Internet un-ter www.vivanco.de unter der Rubrik Hauptversammlung zum Download zur Verfügung. Die schriftlichen Stimmabgaben müssen spätestens bis 25. August 2020 (Tag des Eingangs) bei der Gesellschaft unter der folgenden Adresse eingegangen sein:
Vivanco Gruppe AG
z. Hd. Frau Ines Möller
Ewige Weide 15
22926 Ahrensburg
Telefax +49 (0) 4102 231-199
E-Mail: i.moeller@vivanco.de

IV. Rechte der Aktionäre/Sonstiges
1. Ergänzung der Tagesordnung
Ergänzungsanträge zur Tagesordnung nach § 122 Abs. 2 AktG müssen der Gesellschaft bis spätestens Montag, den 27. Juli 2020, 24:00 Uhr MESZ unter der nachstehenden Adresse zugehen:
Vivanco Gruppe AG
z. Hd. Frau Ines Möller
Ewige Weide 15
22926 Ahrensburg
Telefax +49 (0) 4102 231-199
E-Mail: i.moeller@vivanco.de
Weitergehende Erläuterungen zu Ergänzungsanträgen zur Tagesordnung nach § 122 Abs. 2 AktG und deren Voraussetzungen stehen auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.vivanco.de > Unternehmen > Hauptversammlung zur Verfügung.

2. Gegenanträge und Wahlvorschläge
Gegenanträge mit Begründung gegen einen Vorschlag von Vorstand und Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung nach § 126 Abs. 1 AktG sind ausschließlich an die nach-stehende Adresse zu richten:
Vivanco Gruppe AG
z. Hd. Frau Ines Möller
Ewige Weide 15
22926 Ahrensburg
Telefax +49 (0) 4102 231-199
E-Mail: i.moeller@vivanco.de
Bis spätestens Mittwoch, den 12. August 2020, 24:00 Uhr MESZ bei vorstehender Adresse eingegangene Gegenanträge von Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs, der Be-gründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung werden im Internet unter www.vivanco.de > Unternehmen > Hauptversammlung unverzüglich zugänglich gemacht. Die-se Regelungen gelten für Wahlvorschläge von Aktionären zur Wahl von Aufsichtsratsmitglie-dern oder von Abschlussprüfern (§ 127 AktG) sinngemäß.
Weitergehende Erläuterungen zu Gegenanträgen nach § 126 Abs. 1 AktG sowie zu Wahlvor-schlägen nach § 127 AktG und deren jeweiligen Voraussetzungen sowie Gründen, aus denen ein Gegenantrag oder Wahlvorschlag nicht über die Internetseite der Gesellschaft zugänglich gemacht werden muss, stehen auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.vivanco.de > Unternehmen > Hauptversammlung zur Verfügung.
3. Auskunftsrecht der Aktionäre
Gemäß § 1 Abs. 1, Abs. 2 COVID-19-Gesetz wird den Aktionären eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt. Der Vorstand der Gesellschaft hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats beschlossen, dass Fragen spätestens zwei Tage vor der Ver-sammlung im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen sind, um einen reibungslosen Ablauf der Hauptversammlung zu ermöglichen.
Dementsprechend werden nur solche Fragen berücksichtigt, die bis spätestens zum 25. Au-gust 2020 (24:00 Uhr) über den Online-Service der Gesellschaft unter
https://vivanco.hvanmeldung.de
eingereicht werden. Der Online-Service der Gesellschaft einschließlich der Möglichkeit zur Übermittlung von Fragen steht den Aktionären ab dem 27. Juli 2020 zur Verfügung.
Die Fragenbeantwortung erfolgt durch den Vorstand in der Hauptversammlung. Dabei ent-scheidet der Vorstand gemäß § 1 Abs. 2 Satz 2 COVID-19-Gesetz nach pflichtgemäßem, frei-em Ermessen, welche Fragen er wie beantwortet.
4. Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt zum Zeitpunkt der Einberufung EUR 5.508.731,- und ist eingeteilt in 5.508.731 nennwertlose Stückaktien mit ebenso vielen Stimmrechten. Die Ge-sellschaft hält zum Zeitpunkt der Einberufung keine eigenen Aktien.

5. Informationen auf der Internetseite und zugänglich gemachte Dokumente
Von der Einberufung der Hauptversammlung an sind auf der Internetseite der Gesellschaft un-ter www.vivanco.de > Unternehmen > Hauptversammlung die folgenden Unterlagen zugäng-lich:
a) der Inhalt dieser Einberufung
b) eine Erläuterung, wenn zu einem Gegenstand der Tagesordnung kein Beschluss gefasst werden soll
c) die der Versammlung zugänglich zu machenden Unterlagen, insbesondere
* der Geschäftsbericht Vivanco 2019, der folgende Dokumente beinhaltet:
o den festgestellten Jahresabschluss nebst Lagebericht des Vorstandes der Vi-vanco Gruppe Aktiengesellschaft zum 31. Dezember 2019
o den gebilligten Konzernabschluss nebst Konzernlagebericht des Vorstandes der Vivanco-Gruppe zum 31. Dezember 2019
o den erläuternden Bericht des Vorstands nach § 289a Abs. 1, § 315a Abs. 1 HGB sowie
o den Bericht des Aufsichtsrats über das Geschäftsjahr 2019
* der Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns
d) die Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte zum Zeitpunkt der Einberufung und
e) weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, den §§ 127, 131 Abs. 1.
Die vorstehend unter a) bis e) genannten Dokumente liegen zudem ab Einberufung der Haupt-versammlung in den Geschäftsräumen der Gesellschaft, Ewige Weide 15,
22926 Ahrensburg, zur Einsicht der Aktionäre aus und werden auch in der Hauptversammlung zugänglich gemacht.
Auf Verlangen werden die vorstehend unter a) bis f) genannten Unterlagen jedem Aktionär unverzüglich und unentgeltlich als Druckstück zugesandt. Entsprechende Verlangen bitten wir zu richten an:
Vivanco Gruppe AG
z. Hd. Frau Ines Möller
Ewige Weide 15
22926 Ahrensburg
Telefax +49 (0) 4102 231-199
E-Mail: i.moeller@vivanco.de
Auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.vivanco.de > Unternehmen > Hauptver-sammlung werden auch etwaige Anträge von Aktionären sowie weitere Informationen zur Hauptversammlung zur Verfügung stehen.
Die Abstimmungsergebnisse werden nach der Hauptversammlung unter der gleichen Internet-adresse bekannt gegeben.
6. Erklärung Widerspruch
Aktionäre, die ihr Stimmrecht wie oben erläutert ausgeübt haben, haben abweichend von § 245 Nr. 1 AktG die Möglichkeit, ohne Erscheinen in der Hauptversammlung Widerspruch gegen einen oder mehrere Beschlüsse der Hauptversammlung im Wege der elektronischen Kommu-nikation bei dem beurkundenden Notar zu erklären. Eine gültige Erklärung des Widerspruchs setzt voraus, dass der Aktionär oder der Bevollmächtigte den Widerspruch unter Angabe des Beschlusses, gegen den sich der Widerspruch richtet, bis zum Ende der Hauptversammlung über den Online-Service der Gesellschaft unter
https://vivanco.hvanmeldung.de
einreicht.
7. Datenschutz
Zu Aktionären und/oder Bevollmächtigten, die sich für die Hauptversammlung anmelden oder eine Stimmrechtsvollmacht erteilen, erheben wir personenbezogene Daten. Dies geschieht, um Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Vivanco Gruppe AG verarbeitet diese Daten als Verantwortlicher unter Beachtung der Bestim-mungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend "DSGVO") sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze. Einzelheiten zum Umgang mit den personenbezogenen Daten und zu den Rechten gemäß der DSGVO sind in der Datenschutzerklärung auf unserer Internetseite unter www.vivanco.de zu finden.

Ahrensburg, im Juli 2020
Vivanco Gruppe Aktiengesellschaft

Der Vorstand

(Ende)