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Mi, 26.02.2020 15:15
pta20200226022
Hauptversammlung gemäß § 121 Abs. 4a AktG
Heidelberger Beteiligungsholding AG: Einladung zur ordentlichen HauptversammlungHeidelberg (pta022/26.02.2020/15:15) - Wir laden unsere Aktionäre zur ordentlichen Hauptversammlung der
Heidelberger Beteiligungsholding AG
(Geschäftsanschrift: Ziegelhäuser Landstraße 1, 69120 Heidelberg) ISIN DE000A254294 / WKN A25429 am Freitag, den 03. April 2020 um 14:00 Uhr ein. Versammlungsort: Palais Prinz Carl, Kornmarkt 1, 69117 Heidelberg I. Tagesordnung 1. Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2019 und des Lageberichts für die Heidelberger Beteiligungsholding AG für das Geschäftsjahr 2019 und des erläuternden Berichts des Vorstands zu den Angaben gemäß § 289 Absatz 4 des Handelsgesetzbuchs sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019. Die vorgenannten Unterlagen sind von der Einberufung der Hauptversammlung an in den Geschäftsräumen der Gesellschaft unter der Geschäftsadresse Ziegelhäuser Landstraße 1, 69120 Heidelberg, zur Einsichtnahme der Aktionäre ausgelegt und auf der Internetseite der Gesellschaft unter der Adresse https://heidelberger-beteiligungsholding.de/investor-relations/hauptversammlung/hv-2020/ zum Download bereitgestellt. Die vorgenannten Unterlagen liegen auch während der Hauptversammlung zur Einsichtnahme aus. Auf Verlangen wird jedem Aktionär unverzüglich und kostenlos eine Abschrift der Unterlagen erteilt. Der Aufsichtsrat hat den ihm vom Vorstand vorgelegten Jahresabschluss der Heidelberger Beteiligungsholding AG in seiner Sitzung am 24. Februar 2020 gebilligt. Mit der Billigung des Jahresabschlusses ist dieser gemäß § 172 AktG festgestellt. Es liegt damit keiner der Fälle vor, in denen die Feststellung des Jahresabschlusses gemäß § 173 AktG ausnahmsweise in die Zuständigkeit der Hauptversammlung fällt. Gemäß § 175 Abs. 1 Satz 1 AktG hat der Vorstand die Hauptversammlung zur Entgegennahme des festgestellten Jahresabschlusses und des Lageberichts einzuberufen. Es findet daher keine Beschlussfassung über den Jahresabschluss statt. Auch die weiteren unter diesem Tagesordnungspunkt genannten Unterlagen sind der Hauptversammlung vorzulegen, ohne dass es einer Beschlussfassung der Hauptversammlung bedarf. 2. Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den in der Bilanz zum 31. Dezember 2019 ausgewiesenen Bilanzgewinn in Höhe von 1.861.193,52 EUR vollständig in die anderen Gewinnrücklagen gemäß § 266 Abs. 3 A. III Nr. 4 HGB einzustellen. 3. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019 Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands im Geschäftsjahr 2019 für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen. 4. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019 Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats im Geschäftsjahr 2019 für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen. 5. Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die RSM GmbH, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Steuerberatungsgesellschaft, Düsseldorf, zum Abschlussprüfer des Jahresabschlusses für das Geschäftsjahr 2020 zu wählen. ********************* II. Weitere Angaben zur Einberufung 1. Ausliegende Unterlagen Von der Einberufung der Hauptversammlung an liegen folgende Unterlagen in den Geschäftsräumen der Heidelberger Beteiligungsholding AG, Ziegelhäuser Landstraße 1, 69120 Heidelberg, zu den üblichen Geschäftszeiten zur Einsichtnahme der Aktionäre aus:
- der Jahresabschluss und der Lagebericht der Heidelberger Beteiligungsholding AG zum 31. Dezember 2019;
Die vorgenannten Unterlagen können von der Einberufung der Hauptversammlung an auch im Internet unter der Adresse https://heidelberger-beteiligungsholding.de/investor-relations/hauptversammlung/hv-2020/ eingesehen werden. Sie werden auch während der Hauptversammlung zur Einsichtnahme der Aktionäre ausliegen. Auf Verlangen wird jedem Aktionär unverzüglich und kostenlos eine Abschrift der vorgenannten Unterlagen erteilt. Hierzu wenden Sie sich bitte an die Heidelberger Beteiligungsholding AG, Ziegelhäuser Landstraße 1, 69120 Heidelberg, Telefon: +49 (6221) 64924-30, E-Mail: info@heidelberger-beteiligungsholding.de. 2. Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte Gemäß § 49 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 WpHG teilen wir mit, dass sich zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung die Gesamtzahl der Aktien der Heidelberger Beteiligungsholding AG auf insgesamt 274.400 auf den Inhaber lautende Stückaktien beläuft. In der Hauptversammlung gewährt jede Aktie eine Stimme. Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 6.090 eigene Aktien. Die Gesamtzahl der stimmberechtigten Aktien der Heidelberger Beteiligungsholding AG zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt daher 268.310. 3. Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und für die Ausübung des Stimmrechts Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich spätestens bis zum Ablauf des 27. März 2020 (24:00 Uhr mitteleuropäische Sommerzeit (nachfolgend "MESZ")), bei der Gesellschaft in Textform unter nachfolgender Anmeldeadresse angemeldet haben.
Anmeldeadresse:
Die Aktionäre müssen außerdem ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung oder zur Ausübung des Stimmrechts nachweisen. Hierzu bedarf es eines in Textform in deutscher oder englischer Sprache erstellten Nachweises des Anteilsbesitzes durch das depotführende Kredit- oder Finanzdienstleistungsinstitut. Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, das ist der 13. März 2020 (00:00 Uhr MESZ), beziehen (Record Date) und muss der Gesellschaft spätestens bis zum Ablauf des 27. März 2020 (24:00 Uhr MESZ), unter der vorgenannten Anmeldeadresse zugehen. Maßgebend für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts sind der rechtzeitige Zugang des Nachweises des Anteilsbesitzes des Aktionärs zum Record Date und die rechtzeitige Anmeldung. Veränderungen im Aktienbestand nach dem Record Date haben für den Umfang und die Ausübung des Stimmrechts keine Bedeutung. Aktionäre, die ihre Aktien am oder nach dem Record Date erwerben, können aus diesen Aktien in der Hauptversammlung weder das Teilnahme- noch das Stimmrecht ausüben, noch können sie andere Rechte, die hauptversammlungs- oder beschlussbezogen sind, ausüben, es sei denn, sie lassen sich bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen. Aktionäre, die sich ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet und den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht haben, sind zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts berechtigt, wenn sie die Aktien nach dem Nachweisstichtag veräußern. Nach rechtzeitigem Eingang ihrer Anmeldung und des Nachweises ihres Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft unter der oben angegebenen Adresse (bzw. Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse) werden den Aktionären Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Anmeldung und die Übermittlung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen. 4. Stimmrechtsvollmachten Aktionäre, die nicht selbst an der Hauptversammlung teilnehmen möchten, können ihr Stimmrecht auch durch Bevollmächtigte, z.B. durch ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl ausüben lassen. Auch in diesen Fällen sind eine fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung und der Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich. Vollmachten können sowohl vor als auch während der Hauptversammlung erteilt werden. Die Vollmachtserteilung kann auch schon vor der Anmeldung zur Hauptversammlung erfolgen. Vollmachten können durch Erklärung gegenüber dem Bevollmächtigten oder der Gesellschaft erteilt werden. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen gemäß § 134 Abs. 3 Satz 3 AktG der Textform (§ 126b BGB). Das Erfordernis der Textform gilt nicht, wenn ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere der in § 135 Absatz 8 und Absatz 10 in Verbindung mit § 125 Absatz 5 AktG gleichgestellten Personen oder Institutionen bevollmächtigt werden soll. In diesen Fällen sind die vorgenannten Personen oder Institutionen jedoch verpflichtet, die Vollmacht nachprüfbar festzuhalten; außerdem muss die Vollmachtserklärung vollständig sein und darf nur mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten. Darüber hinaus sind in diesen Fällen die Regelungen in § 135 AktG sowie möglicherweise weitere Besonderheiten zu beachten, die bei dem jeweils zu Bevollmächtigenden zu erfragen sind.
Die Gesellschaft hält für Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen möchten, Vollmachtsformulare bereit. Ein Vollmachtsformular ist außerdem auf der Rückseite der Eintrittskarte abgedruckt, welche den ordnungsgemäß angemeldeten Personen zugesandt wird. Vollmachtsformulare stehen auf der Internetseite der Gesellschaft unter
Heidelberger Beteiligungsholding AG
oder per Telefax unter : +49 (6221) 64924-24
angefordert werden. Unbeschadet eines anderweitigen, nach dem Gesetz vorgegebenen Wegs zur Übermittlung des Nachweises über die Bestellung eines Bevollmächtigten kann der Nachweis elektronisch an die E-Mail-Adresse der Gesellschaft info@heidelberger-beteiligungsholding.de übermittelt werden. Die Verwendung des Vollmachtformulars ist nicht zwingend; Aktionäre können auch eine gesonderte Vollmacht in Textform erstellen. Auch der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann auf den vorgenannten Übermittlungswegen in Textform unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden. Werden Vollmachten, deren Widerruf oder Nachweise der Bevollmächtigung der Gesellschaft übersandt, müssen diese bei der Gesellschaft aus organisatorischen Gründen bis zum Ablauf des 02. April 2020 (24:00 Uhr MESZ) eingehen. Der Nachweis einer in bzw. während der Hauptversammlung erteilten Bevollmächtigung kann dadurch geführt werden, dass der Aktionär die Vollmacht an der Ausgangskontrolle abgibt. Mangels anderer Willenskundgabe des Aktionärs gilt das persönliche Erscheinen des Aktionärs in der Hauptversammlung als Widerruf einer zuvor erteilten Vollmacht. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen Personen zurückweisen. 5. Rechte der Aktionäre (a) Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung nach § 122 Abs. 2 AktG Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals (das entspricht 13.720 Aktien) oder den anteiligen Betrag von 500.000 EUR (dies entspricht 500.000 Aktien) erreichen, können gemäß § 122 Abs. 2 AktG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Die Antragsteller haben gemäß §§ 122 Abs. 1 Satz 3, Abs. 2, 142 Abs. 2 Satz 2 AktG nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor der Hauptversammlung Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung über den Antrag halten. Bei der Berechnung der Frist ist § 70 AktG zu beachten. Das Verlangen ist schriftlich (§ 126 BGB) an den Vorstand zu richten und muss der Gesellschaft unter der nachfolgend angegebenen Adresse mindestens dreißig Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens am Dienstag, 03. März 2020 (24:00 Uhr MESZ), unter der nachfolgenden Adresse zugehen:
Heidelberger Beteiligungsholding AG
Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht und solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten. Sie werden außerdem auf den Internetseiten der Heidelberger Beteiligungsholding AG ( https://heidelberger-beteiligungsholding.de/investor-relations/hauptversammlung/hv-2020/ ) zugänglich gemacht. (b) Anträge von Aktionären nach § 126 Abs. 1 AktG Aktionäre können der Gesellschaft Gegenanträge übersenden, die sich gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu Gegenständen der Tagesordnung richten. Gegenanträge zur Tagesordnung gemäß § 126 Abs. 1 AktG sind ausschließlich zu richten an die
Heidelberger Beteiligungsholding AG
oder per Telefax: +49 (6221) 64924-24
Spätestens am 19. März 2020 (24:00 Uhr MESZ) unter den vorgenannten Kontaktdaten der Gesellschaft zugegangene und ordnungsgemäße, insbesondere mit einer Begründung versehene, Anträge von Aktionären werden unverzüglich im Internet unter https://heidelberger-beteiligungsholding.de/investor-relations/hauptversammlung/hv-2020/ zugänglich gemacht. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter dieser Internetadresse zugänglich gemacht. Ein Gegenantrag und dessen Begründung bzw. ein Wahlvorschlag muss in den in § 126 Abs. 2 AktG genannten Fällen von der Gesellschaft nicht zugänglich gemacht werden. Ein Gegenantrag bzw. Wahlvorschlag muss danach unter anderem dann nicht zugänglich gemacht werden, wenn sich der Vorstand durch das Zugänglichmachen strafbar machen würde oder wenn der Gegenantrag zu einem gesetzes- oder satzungswidrigen Beschluss der Hauptversammlung führen würde. Die Begründung eines Gegenantrags bzw. Wahlvorschlags braucht nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt. Aktionäre werden gebeten, ihre Aktionärseigenschaft bereits im Zeitpunkt der Übersendung des Gegenantrags nachzuweisen. Das Recht eines jeden Aktionärs, während der Hauptversammlung Gegenanträge zu den verschiedenen Tagesordnungspunkten auch ohne vorherige und fristgerechte Übermittlung an die Gesellschaft zu stellen, bleibt unberührt. Wir weisen darauf hin, dass Gegenanträge, die der Gesellschaft vorab fristgerecht übermittelt worden sind, in der Hauptversammlung nur Beachtung finden, wenn sie dort mündlich gestellt werden. (c) Wahlvorschläge von Aktionären nach § 127 AktG Aktionäre der Gesellschaft können gemäß § 127 AktG Wahlvorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern übersenden. Wahlvorschläge im Sinne des § 127 AktG sind ausschließlich an die
Heidelberger Beteiligungsholding AG
oder per Telefax: +49 (6221) 64924-24
zu richten. Anderweitig adressierte Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt. Spätestens am 19. März 2020 (24:00 Uhr MESZ) unter vorstehenden Kontaktdaten zugegangene und ordnungsgemäße Wahlvorschläge von Aktionären werden unverzüglich im Internet unter der Adresse
(d) Auskunftsrecht nach § 131 Abs. 1 AktG In der Hauptversammlung kann jeder Aktionär und Aktionärsvertreter vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft verlangen, soweit die Auskunft jeweils zur sachgemäßen Beurteilung der Tagesordnung erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen, wenn auch diesbezüglich die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung der Tagesordnung erforderlich ist. Auskunftsverlangen sind in der Hauptversammlung grundsätzlich mündlich im Rahmen der Generaldebatte zu stellen. Nach § 15 Abs. 2 Satz 3 der Satzung der Gesellschaft kann der Versammlungsleiter das Frage- und Rederecht der Aktionäre zeitlich angemessen beschränken; er kann insbesondere den zeitlichen Rahmen des Versammlungsverlaufs, der Aussprache zu den einzelnen Tagesordnungspunkten sowie des einzelnen Frage- und Redebeitrags angemessen festsetzen. Der Vorstand kann aus den in § 131 Abs. 3 AktG genannten Gründen von der Beantwortung einer Frage absehen und die Auskunft ablehnen. Die Auskunft kann unter anderem etwa verweigert werden, soweit die Erteilung der Auskunft nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung geeignet ist, der Gesellschaft oder einem verbundenen Unternehmen einen nicht unerheblichen Nachteil zuzufügen oder soweit sie sich auf steuerliche Wertansätze oder die Höhe einzelner Steuern bezieht. Die Auskunft kann außerdem verweigert werden, soweit sich der Vorstand durch die Erteilung der Auskunft strafbar machen würde oder soweit die begehrte Auskunft auf der Internetseite der Gesellschaft über mindestens sieben Tage vor Beginn und in der Hauptversammlung durchgängig zugänglich ist. (e) Weitergehende Erläuterungen Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, den §§ 127, 131 Abs. 1 AktG finden sich auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://heidelberger-beteiligungsholding.de/investor-relations/hauptversammlung/hv-2020/. III. Hinweis auf die Internetseite der Gesellschaft Die Informationen nach § 124a AktG zur diesjährigen ordentlichen Hauptversammlung sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://heidelberger-beteiligungsholding.de/investor-relations/hauptversammlung/hv-2020/ zu finden. IV. Abstimmungsergebnisse Die vom Versammlungsleiter festgestellten Abstimmungsergebnisse werden innerhalb der gesetzlichen Frist auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://heidelberger-beteiligungsholding.de/investor-relations/hauptversammlung/hv-2020/ veröffentlicht. V. Informationen zum Datenschutz
Die Gesellschaft verarbeitet auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze personenbezogene Daten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Besitzart der Aktien und Nummer der Eintrittskarte), um den Aktionären die Teilnahme an der Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung zwingend erforderlich. Für die Verarbeitung ist die Gesellschaft die verantwortliche Stelle. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO.
Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Pflichten gespeichert und anschließend gelöscht. Die Betroffenen haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung der personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kap. III DSGVO. Diese Rechte können gegenüber der Gesellschaft unentgeltlich über die E-Mail-Adresse info@heidelberger-beteiligungsholding.de oder über die folgenden Kontaktdaten geltend gemacht werden:
Heidelberger Beteiligungsholding AG
Zudem steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 DSGVO zu. Heidelberg, im Februar 2020
Heidelberger Beteiligungsholding AG
(Ende)
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